写论文时有哪些格式上以及绘图等上的奇技淫巧？

Qi Qi ，此人是二逼

861 人赞同

-3. 2016.01.13 更新

喜闻窝壳出台新龟腚，不接受 pdf 文档，又向世界一流大学迈了大一步。广大 @

er 速速看过来。\textcolor{white}{哎，我啥时能写毕业论文呢……}

-2. 写在前面

长文多图，流量党慎入。更了 3 天终于把坑填上了，累。

允许转载，转载请注明出处，并把 A. 如何优雅的凑字数 去掉。

基本把论文写作的方方面面都覆盖到了，一半的奇技淫巧，一半的常用技巧。说白了，Word 的奇技淫巧就是指宏和域，本文从第三章开始都是通过域和宏来实现的。至于题主说的画图什么的，本文并不提及。因为关于画图这一项就可以写出比这篇更长的文章，有时间我再更吧，近期恐怕不行。

另外说明一下：本人用的是 Office 2013 for Windows 32bit，轻度 LaTeX 使用者，轻度 Word 使用者。在此班门弄斧，欢迎批评指正。

写着写着我发现我好像在回答这个问题：如何做到像使用 LaTeX 那样优雅地使用 Word？确实，我因为一些原因不能使用 LaTeX，我时不时的就在想如何用 LaTeX 的方式用 Word。LaTeX 的大部分功能 Word 都能实现，但是差距总归是存在的，既然不能改变现状，就想办法把 Word 用好。

2015.05.20 创建文档：样式与内容分离、创建模板、添加注释。

2015.05.21 添加：自动编号、符号替换。

2015.05.22 添加：插入公式、插入图表、章节目录、如何优雅的凑字数、交叉引用、图表目录，参考文献。
2016.01.13 修改：插入图表。

-1. 章节目录

0x00. 样式与内容分离
0x01. 创建模板
0x02. 添加注释
0x03. 自动编号
0x04. 插入公式
0x05. 插入图表
0x06. 交叉引用
0x07. 图表目录
0x08. 参考文献
0x09. 符号替换
0x0A. 如何优雅的凑字数

0. 样式与内容分离

这一点 LaTeX 用户做的比较好，Word 用户往往不是特别注意。样式与内容分离可以最大限度的使作者从繁复的排版工作中解脱出来，而全身心的投入到内容写作，后期调整格式也相对容易。与 LaTeX 类似，在写作的时候只需要告诉 Word 这是正文，这是图，这是表，这是标题就行了。

Word 的样式列表如下图所示，在这可以任意的添加、删除、修改样式。



样式的添加伴随着论文的写作进行的。当遇到之前没遇到的样式，就随手将该格式添加到样式列表中。比如写到一半，出现第一个图，图与正文格式不同，要求无缩进，位置居中，所以此时需要添加一个图的样式。以后出现图的时候直接点击样式列表就行了。论文完成的时候，你的样式列表也就完成了。要保证一点，论文中的除了自动生成的部分(如目录，参考文献等)所有内容都必须与一种样式对应。这样做的好处就是后期调整格式十分便捷。

有些时候论文写了大半或者写完的时候需要调整论文的格式，比如正文字体变小一号，图片变成左对齐。这里不能全选然后更改字号，这样的话所有的字号都变成一样的了。笨一点的办法就是一段一段的选择，然后调整字号。稍微聪明一点的办法利用格式刷，一点一点的改。但是对于几十页甚至上百页的文章来说是非常耗时，而且容易遗漏，导致格式前后不一致。如果写作的时候就将样式与内容分离开，此时只需要在样式列表中的“正文”样式上点击右键，选择“修改...”，如下图所示。


在弹出的对话框中，将字体改成五号字体，点击确定，如下图所示。



这样所有的正文字体都会变成五号字体。

其他样式，例如行距，颜色，缩进，编号等等，都可以在样式中进行统一更改。修改过程非常方便，文档越大效果越明显。

1. 创建模板

当你写完一篇论文的时候，可以将该文档的副本的内容删除，然后保存成模板，以便日后使用。以后写论文的时候复制一份这个模板，打开便可以直接进行写作了。所有的样式都将如上一篇论文一样，省去了添加样式的过程。

如果希望新建的 Word 文档中包含这些样式，将该空白模板另存为 .dotx 格式，路径为我的文档下的“自定义 Office 模板”，如下图所示。



以后再打开 Word 时，可以在“个人”模板中找到该模板，如下图所示。



点击该模板，就可以创建一个空白文档，样式列表与第一篇论文一致。

如果想让右键菜单新建的 Word 文档变成该模板，需要将该空白文档另存为 .dotm 格式，然后替换掉该文件

"C:\Users\XXX\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Normal.dotm"

，其中 XXX 为你的用户名。

这样通过右键菜单新建的 Word 文档将变成改模板。如下图所示。



2. 添加注释

论文写作有时候需要添加一些思考的过程，或者是想暂时删掉某些内容。LaTeX 用户比较方便直接添加注释就行了。

% This is comment。

\iffalse
This is comment, too.
\fi

其实利用 Word 中的样式，可以实现这个功能。

首先创建一个新样式，名字为“注释”。



为了与正文区别开来，将字体设置成仿宋+Courier New，颜色为绿色。最重要的一条就是将“隐藏”复选框选中。



按照 Matlab 或者 LaTeX 的注释风格，项目符号选择一个 Courier New 字体的半角百分号。这个可以不用设置。



为了方便使用，可以为该样式设置快捷键。我这里用的是 Ctrl + %，也就是 Ctrl、Shift 和 5 同时按下。



到此为止，注释样式的配置就完成了。最后一步，打开 Word 的选项，选中“显示隐藏文字”复选框，如下图所示。



回到正文，按下 Ctrl + Shift + 5 即可进入注释模式。如果想暂时删除某写内容，选中这些内容，然后按下 Ctrl + Shift + 5 即可。



上图中绿色文字，只有你能看到，其他人由于 Word 默认不显示隐藏文字，所以是看不到这些内容的。在其他人眼中，该 Word 文档是这样的：



如何批量删除注释内容？

当文档完成的时候，注释内容失去作用，又不想万一被人看见。利用替换功能删除这些注释即可。打开替换对话框，选择“格式”--“字体”，将“隐藏”复选框选中，如下图所示。



然后点击确定，替换窗口会多出一条格式属性：隐藏，如下图所示。



“替换为”文本框留空，然后点击全部替换，便删除所有的注释内容。

有时候我们需要去掉注释看看文章到底是什么样的，然后就跑去修改选项，太麻烦！我们用一个宏来完成这个繁琐的工作。

新建一个名字为 ShowComment 的宏，然后点击创建。



再打开的代码框中，在 sub 中添加一句代码就行了：

ActiveWindow.View.ShowHiddenText = Not ActiveWindow.View.ShowHiddenText

如下图所示。



然后把这个宏添加到快速访问工具栏中。


在打开的对话框中将刚刚创建的宏添加到快速访问工具栏，如下图所示。



改个名字，换个图标。



快速访问工具栏上多了一个按钮，点击它就可以切换显示注释或者是不显示注释。



当然，你如果只想看看最终样子的话，可以不用这么麻烦，按 Ctrl + P，进入打印预览就好了。

3. 自动编号

本人是不建议任何形式的手动编号，费劲，而且容易出错。我见过不少人的论文采用的是手动编号，后期需要删除或者添加章节、图片、表格，然后就是所有编号重新改一遍，那酸爽，我相信懂的人自然懂。

Word 提供的编号样式已经非常多了，还支持自定义编号格式，基本涵盖 99% 的使用场景。



Word 默认模板标题是不带编号的，好多人也不会为标题添加编号，这里简单介绍一下如何为标题添加编号。

第一步：点击多级列表，为多级标题选择一种编号格式，我这里选的是第三种。


然后点击菜单下方的”定义新的多级列表“，打开如下对话框。



点击”更多“，显示出为师的完全体。



做上角的的多级列表是可以点击的，选择一级编号，然后在”将级别链接到样式“下拉框中选择”标题一“，如下图所示。



二级标题、三级标题如法炮制，如下图所示。



至此，标题的编号已经设置完毕，你要是想用 5 级标题，也可以定义到 5 级标题。

使用方面，直接点击标题样式，然后输入标题的内容就行了，编号都为你自动设置妥当。


不论论文如何修改，你都不用为编号操心，而且编号也不会乱。

4. 插入公式

介绍一个小插件，可能有很多人都开始用了，就是 Aurora。先来说说为什么不用其他的公式编辑器。

Word 自带了公式编辑器，其实 Word 自带的公式编辑器不用鼠标点来点去的选择各种符号，可以通过快捷键来输入各种符号，也可以利用题注给
Word 中的公式添加自动编号以及交叉引用。但是有点麻烦，这是我不推荐 Word 自带公式编辑器其中的一个原因。

MathType 用的人非常多，MathType 支持 LaTeX 的输入方式，自动编号以及交叉引用都比较方便。因为不能定义常用的宏，还不够方便。

其实我不用 Word 自带的公式编辑器或者是 MathType 的最主要的原因就是，这两个产生的公式太丑了。美丑这个东西仁者见仁，我的审美也不是最优秀的，我贴几张对比图，如果感觉 Aurora 产生的公式最漂亮，可以继续往下看，如果感觉差不多，可以跳过这一章。

下图是二次方程求根公式的三种公式编辑器的对比图，好像都还好。



下图是分段函数的三种公式编辑器的对比图，抱歉我不知道前两个怎么左对齐，MathType 的括号看起来发虚。



下图是求和公式的三种公式编辑器的对比图，第一个 Sigma 什么鬼，而且前两个 Sigma 两边的间距太宽了。



下图是矩阵的三种公式编辑器的对比图，第一个皱巴巴的感觉，第二个括号和点都有点虚。



Aurora 插入公式也是非常的便捷，整个输入过程都不需要鼠标的参与，省去了右手在鼠标和键盘之间来回奔波。如果你的论文中有大量的重复公式，可以向 Aurora 中添加宏命令来实现快速输入。比如论文中经常出现：

，你可以在
Aurora 的 Package 选项中添加以下宏定义：

\newcommand{\xs}{x_1,x_2,\cdots,x_n}

以后就可以利用 \xs 快速输入 

 了。如果你还想输入 

 和 

 的话，可以定义一个带参数的宏命令。

\newcommand{\qiqi}[1]{#1_1,#1_2,\cdots,#1_n}

你就可以通过输入 \qiqi{y} 和 \qiqi{z} 来快速输入 

 和 

 了。如果你有时候还想改变上线值 

 的话，可以定义一个带两个参数的宏定义。

\newcommand{\qiqi}[2]{#1_1,#1_2,\cdots,#1_{#2}}

然后你就可以通过输入 \qiqi{a}{100} 来快速输入 

 了。

定义宏命令还有一种用途，我在写上一篇文章的时候，有个变量 R，不知道用什么样式。是 

？是 

？还是 

？其实不用纠结这个，定义一个命令代替这个
R 就好了。

\newcommand{\risk}{\mathscr{R}}

以后如果需要改的话改一下宏命令，全文的 R 都变了，省去了一个一个改的繁琐。普通文本可以以实现类似的功能，详见 9. 符号替换。

Aurora 自带个微型的 TeX 系统，原理就是将你输入的公式利用 TeX 进行编译，然后将产生的结果插入到 Word 中。所以你要用 Aurora 输入公式，需要先了解一下 LaTeX 的公式输入。关于这方面的内容可以参见《一份不太简短的 LaTeX 2ε 介绍》中的第三章。

最后说一点，利用 Aurora 编辑的公式，在没装 Aurora 的电脑上是无法编辑的，MathType 也这样。Aurora 产生的公式可以位图，也可以是矢量图。位图的优点就是到哪里看起来都一样，矢量图的优点就是可以无限放大。如果你只在你本机上编辑打印的话，推荐使用矢量图。如果你要发给别人看的话，还是保存成位图比较好，矢量图在没装 Aurora 的电脑上显示不正常。如何修改请看下图：



5. 插入图表

如果你需要在文章中插入图表，你至少需要以下 4 中样式：
图
图标题
表
表标题

插图的过程就是插入一张图片，然后点击“引用”--“插入题注”。



在弹出的对话框中选择你想要的标签，如果没有你想要的，你可以点击“新建标签”，自己添加一个标签。



然后设置编号的样式，我这里用的是 1.1 这种格式，前面的 1 是章节编号，后面的 1 是图编号。如果你不想要章节编号，就把“包含章节编号”的复选框去掉。最后在设置一下两个数字之间的符合，我用的是句点。



最后点击确定，一个题主就插好了。然后补充这个图的标题，设置好图和图标题的样式，一个图就大功告成了一半了。


但是，这样插图有个问题：前文有可能还要插入别的内容，很可能把这个图挤到页面下方，导致图和图标题分在了两页，就像这样：

\iffalse 这段去掉，方法不正确，而且太蠢了。

为了避免这个问题，我们在正文要插入图片的位置上添加一个 

 的表格。然后去掉表格的边框：



然后设置表格属性，去掉“允许跨页断行”复选框。



最后将图和图标题剪切到表格中即可。


这样，图和图标题就是不可分割的一部分了。

表格的插入与图片类似，短表格不建议分页，最好和图片一样，与表标题一起放在一个 

 的表格中。长表格就不能用这个方法了，因为很有可能出现页面底端由于放不下表格而大面积留白的情况。与图片类似，有可能出现这种情况：



对于这种情况我还没有特别好的解决办法。

最后发发牢骚，Word 一直不支持 LaTeX 中的浮动环境这个功能，也是比较遗憾的，希望以后的版本会支持这个功能。

\fi
% 以下是正确方法。

因为图在图表题上面，所以我们右键点击“图”样式，选择修改。



在弹出的对话框中选择“段落”。



点击第二个标签页，将“与下段同页”勾选。然后点击确定即可。



这样图就不会跟图标题分家了。因为表标题在表格上面，我们如法炮制，把“表标题”设置成”与下段同页“即可。

6. 交叉引用

交叉引用对应 LaTeX 的两个命令，一个是 \label{} 一个是 \ref{}。

论文中不会出现“如下图”、“如下表”等描述，因为有时候为了版面匀称，图、表和引用的地方相距甚远，“如下图”、“如下表”只会让人摸不着头脑。所以论文中都是“如图1.1”，“如表3.2”之类的。图表的编号在 5. 插入图表 中介绍过了，这里介绍如何引用这些数字。



已经有了一幅图了，现在要做的就是在光标的地方插入“图1.1”。点击“引用”--“交叉引用”。



在弹出的对话框中选择引用类型，找到我们在上一章中添加的自定义标签“图”。



下方的列表中就出现了刚刚我们插入的那幅图。引用的内容有很多种，这里我们只需要“图1.1”，也就是标签和编号。



点击插入按钮，便在当前光标位置插入了“图1.1”。



这样做的好处是，当图片的序号发生改变的时候，交叉引用的编号也会跟着改变。比如我们在这幅图前面再插入一幅图，那么这幅图的编号就自动的变成 1.2 了。



但是刚刚的引用并没有变化，还是 1.1。这是在该域，即“图1.1”上点击右键，在右键菜单中选择“更新域”。


“图1.1”就变成“图1.2”了。


但是还是有点略麻烦啊，有更简单的办法，按下
Ctrl + A，全选，然后按 F9，更新整个文档的所有的“域”，然后所有的交叉引用就都正常了。

表的引用和图类似，这里不表。说一下公式的引用。这里用 Aurora 进行说明，MathType 操作一样。

公式大体上分为三种，行内公式，行间公式和带编号的行间公式。


在你输入公式前就要决定这个公式的显示方式，如果你打算引用这个公式，就需要使用带编号的行间公式，另外两种公式无法引用。

现在我们有了两个公式，现在需要在箭头处分别插入 (1) 和 (2)。


首先将光标放在要插入编号的位置，然后点击
Aurora 菜单下的 “Insert Reference” 按钮。



光标的位置出现 (*)，因为程序还不知道你要引用哪个公式。



双击你要引用的公式的编号，(*) 就变成 (1) 了。



如法炮制另一个。



这时我们删除第一个公式。



公式 (2) 的编号没变，这时候有两种办法，一种是前文介绍的 Ctrl + A 然后按 F9。另一种就是双击任意公式的编号，如上图中红色箭头指的编号。此时 Aurora 会弹出对话框，点击 OK，编号就正常了。




引用的地方全角字符和半角字符之间的空隙太小了，看的极不自然，在
(1) 的两边各添加一个不间断空格(Ctrl + Shift + 空格)就好了。



7. 图表目录

有时需要添加图目录或者表目录，这个和普通的目录插入方法类似，这里简单说一下方法。

把光标放在要插如图目录的地方，然后点击“引用”菜单栏中的目录按钮。



在下拉菜单中选择“自定义目录”。



在弹出的对话框中点击“选项”。



在弹出的对话框中去掉标题对应的数字，因为图目录只有图，其他的都不显示。



往下翻翻，找到图标题，然后设置目录级别为 1。



点击确定，关闭对话框。发现打印预览发生了变化，是我们预期的样子。



点击确定，插入图目录。



表目录和图目录一样。

8. 参考文献

我见过人肉排参考文献的人，极其不推荐，增删文献都会对编号造成影响，而且文献的格式也是非常复杂的，人工排参考文献是极其愚蠢的。

Word 本身是可以插入参考文献的，但是功能太弱了，不推荐使用。

插入参考文献前，你首先需要一个个人文献的数据库。如果你还没开始用参考文献管理软件的话，这一章就不用看了。先看看这个吧：诸多文献管理软件的优劣比较如何？你有哪些使用心得？

你用哪种管理软件都无所谓，基本都会提供 Word 插件，以便向 Word 中插入数据库中的文献。我用的是 JabRef。这个管理软件跨平台，支持的数据库的格式为
BibTeX。主流的数据库都支持 BibTeX 文献的导出，方便导入到 JabRef 中。JabRef 还支持文献的批量下载。但是也有很多问题，所以我正在用业余时间开发一个文献管理软件，现在还只是半成品。扯远了……



这里以 JabRef 为例，说明如何向 Word 中插入参考文献。插件使用的是 BibTeX4Word。安装后，Word 的加载项中会多出一些按钮。



第一次使用的时候插件会询问你数据库的路径。



选中你平时维护的数据库即可。

当你想在某处插入参考文献的时候，把光标放在要插入参考文献的地方，然后点击红色的加号。



插件会弹出一个输入框，这里输入的是 BibTeX Key。用 JabRef 的都知道这个东西，如果用其他软件也不要紧，这一步骤是你告诉插件到底要引用数据库中的哪篇文章。BibTeX Key 就是 JabRef 用来标记文献的。



填好之后点击确定，然后光标的地方就会多出一个一团乱码一样的东西。



点击插件上的第二个按钮，进行编译。



然后乱码变成了 [1]，文章的最后出现了参考文献列表。



9. 符号替换

写作的时候经常会出现这种情况：写作初期有些名称没有定下来，后期很可能要改。比如你文章中提出了一个算法，但是算法名字还没想好，文章中到处需要引用这个名字。与运算是用 & 还是 &&？更是有的时候遇到没节操的甲方，改来改去，改来改去，改来改去，改来改去，改来改去，改来改去……

LaTeX 解决这种问题的思路很简单，定义一个命令就好了，文章继续往下写，以后要改的话重新定义命令就好了。

\newcommand{\myalg}{NIMLE}
\newcommand{\AND}{\&{}}

...

This paper proposed a novel algorithm named \myalg. ...

0xFF \AND 0xEF ...

Word 也可以实现类似的功能。这里介绍一种利用域来实现这种符号定义的方法。关于域的介绍，详见百度百科_Word域。

Word 中有各种各样的域，其中一种域叫做 DOCVARIABLE，语法格式为：

{ DOCVARIABLE sym }

域 DOCVARIABLE 的作用就是把变量 sym 显示出来。举个建国：ICS = "工业控制系统"，那么域 DOCVARIABLE 会将所有的 { DOCVARIABLE ICS } 替换成 ”工业控制系统“。

所以在 Word 中实现 LaTeX 中的宏替换功能需要以下几步：

1. 在变量集合 Variables 中添加 ICS，并给其赋值；

2. 按 Ctrl +F9 插入域，手动输入 DOCVARIABLE ICS。

相当的没有效率，被 LaTeX 甩几条街有木有。但是不用担心，Word 自有它的过人之处：VBA。下面介绍一种方法来简化这个过程。

点击菜单中的宏，如下图所示，宏名随便填，然后点击创建，如下图所示。



删除代码框中的所有代码，然后将下列代码复制进去。

Sub UpdateVariable()
' Clear variables
For Each Var In ActiveDocument.Variables
Var.Delete
Next

' Set the file path
Dim MyFile As Object
Set MyFile = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

Dim FilePath As String
FilePath = ActiveDocument.Path & "\Symbols.xlsx"

' If can't find the file, show error message and exit sub
If Not MyFile.FileExists(FilePath) = True Then
MsgBox "Can't find file: Symbols.xlsx", Title:="Error"
Exit Sub
End If

' Read the excel file "Symbols.xlsx"
Dim ExcelObject As Object
Set ExcelObject = GetObject(FilePath)
Set Table = ExcelObject.Sheets(1).UsedRange()

For i = 1 To Table.Rows.Count
V1 = Table.Cells(i, 1).Text
V2 = Table.Cells(i, 2).Text
ActiveDocument.Variables.Add Name:=V1, Value:=V2
Next

' Update field
ActiveDocument.Fields.Update

End Sub

Sub InsertSymbol()
' Show inputbox
Symbol = InputBox("Input symbol")
' Insert field
Selection.Fields.Add Range:=Selection.Range, Type:=wdFieldEmpty, _
PreserveFormatting:=False
' Insert parameter
Selection.TypeText Text:="DOCVARIABLE " & Symbol

' Update field
ActiveDocument.Fields.Update
End Sub

如下图所示



这样两个宏就创建好了，为了方便的调用，将这两个宏添加到工具栏中。打开自定义工具栏窗口。找到刚刚新建的两个宏，将他们添加到开始选项卡中(凭个人喜好，爱放哪放哪)。



然后重新设置他们的名字和图标，此步骤可省略，如下图所示。



这样这两个宏就被添加到工具栏中了，如下图所示。



为了配合这两个宏的使用，我们需要一个外部文件来储存各种变量和对应值。这里采用的是 Excel 文件。在当前 Word 文档的所在目录内，新建名为 Symbols.xlsx 文件，必须是这个名字，因为在上面的代码中被写死了，如果你想换个名字，要把这行代码一并改了。

FilePath = ActiveDocument.Path & "\Symbols.xlsx"

然后打开这个 Excel 文件，然后添加你要用到的符号，如下图所示。



左边一列是变量的名称，右面一列是变量的值。用法就是点击 Word 工具栏上的”更新符号“按钮，Word 会读取所有的变量值。如果想在某处插入作者，点击”插入符号“按钮，在弹出的对话框中填 ”AU“，然后点击确定，如下图所示。


然后就出现你事先在 Excel
中定义好的内容了，如下图所示。



如果后期想修改符号，只需要在 Excel 中统一修改，保存后点击 Word 工具栏上的”更新符号“按钮，Word 中所有的 DOCVARIABLE 域都会更新。

当然，你可以为宏添加快捷键，就不用每次都用鼠标点击了。

A. 如何优雅的凑字数

泥萌不要说这是我教泥萌的哈。60岁以下人士请在家长陪同下观看。

首先，先插入一个文本框，如下图所示。



然后里面填充些文字，不要太嚣张，我就加了 7k 个字。



现在开始伪装这个文本框。选中这个文本框，然后调整它的大小。



为毛是 0.07cm，等会儿你就知道了。然后把文本框设置成圆形。



然后把布局选项设置成嵌入型。



然后他就跑到这里了，咦，这不是句号吗？



但是还不够像。



恩这把差不多了。然后输入一段文字，把这个文本框当做句号。但是有点瑕疵，距离文字有点近，而且比正常的句号偏高。解决办法就是在“句号”和文本之间插入一个不间断空格，即同时按下 Ctrl + Shift + 空格。然后选中这个空格和这个“句号”，设置一下字体。



大功告成！惟妙惟肖，不论框选还是什么其他操作，完全看不出破绽。之前开发的版本是把这个文本框设置成白色，这样按 Ctrl + A 的时候会露馅。这个很难露出破绽，框选没有任何问题，除非用鼠标直接点这个句号。



查重的话不要复制现成的文章， 随便输入一些无规律的文字就好了。



最后祝大家毕业季愉快。

编辑于 2016-01-13 67
条评论 感谢 

分享

 收藏 • 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

74赞同
反对，不会显示你的姓名



发愤的草莓 ，公众号neverstop201508，个人管理系统推…

74 人赞同

《请给你的Word“打底妆” ！！！！！！(让Word跑快些系列)》


如果用Word写长文时，你是不是习惯直接打开一份空白页面，然后开始敲打键盘，等到写完调整格式时，发现调整的时间比写文章耗时还多？

如果要将某级标题统一换成其他字体和字号时，你是不是通过用手工操作的方式在Word里去调整每一个标题的的格式？

如果需要修改论文的末尾时，你是不是在Word里用鼠标左键按住，往下拉了好长一段距离才聚焦到想要的位置吗?

如果你没有在上面这些情境中不会感到郁闷和抓狂，我深深地佩服你。

但是，有没有想过，在Word里处理长文时，你很可能用的是一种原始、粗放的做法，所以，那些重复性的工作才特别恼人。

而实际上，我们可以让Word跑得再快一点，减少海量枯燥无谓的重复操作。尤其是你需要经常写论文、公文以及各式各样、杂七杂八的长文时。

我给出的方法是：给Word写长文（特别是结构化长文）前“打个底妆”——做好段落样式的规划。

这种方法的理念是以长远的目光来看待Word长文的未来。

先体验一下打底妆后的“惊艳度”
下面以幸福成长沙龙的“拆书战队”战果为例，说一下Word的打底妆这回事儿。

话说2015年7月份时，我倒腾了一个拆书战队的线上活动，每周战队群里按时交上作业的小伙伴，可以留在队里，并获得一份本周由群里小伙伴的拆书笔记共同构成的“战果”。

这份“战果”是在Word里制作的。因为有五六十号人，每人600字以上的内容，合在一起的内容少说都有几十页的数量级。

如果没有任何的底妆，这些拆书笔记的内容堆在一起是这样的——



这样是见不得人的。

然后打完底妆，是这样的：



并且，这种美不是纯粹表面的美，而是由内而外散发出来的（等下你可以慢慢感受）。

这种内在美体现在以下四大方面——

一、批量式操作

可以瞬间改掉同级内容（标题或正文）的段落样式。即使老板要求哪一级标题的颜色、字体、行距必须统统换掉，你再也不必一个一个去调整了。



二、灵活式跳转

配合“文档结构图”，实现轻松跳转。即使结构化的文章再长，也能瞬间跳转，到达某一章节。
当你给Word“打底妆”以后，可以点击Word菜单中的“视图”，打开“文档结构图”。在左方文档结构图的项目点击后，右方的文本就会迅速切换对应的板块，类似超链接的作用。
另外，完工之后，还能自动生成目录。



三、快捷式移动

利用“大纲视图”，实现轻松调整段落次序。不需用鼠标长长按住选中大段文字才能移动，方便快捷。



四、永久式克隆

可以转为模板，无限次使用。以同样的格式为基础撰写其它文章，能够形成统一的风格，为将来把一系列长文集结成书做好准备。

实例说明打底妆这回事儿

总共四步曲：

第一步：想好值得否

第二步：规划做啥样

第三步：变出快捷法

第四步：转成模板来
第一步：想好值得否

在活动开始前，作为战队队长的我琢磨着，得给这个拆书笔记战果的Word先打个底妆，也就是做好设置好段落样式的模板。

这样做的目的是，让不同战队“驾驶员”拿到这个模板后，在汇总整理每周大家的拆书笔记战果时，能够在耗时少的前提下，实现风格统一。

拆书战队活动是会持续一段时间的，所以这个模板像杠杆一样，花点时间做这个模板，对于后期效率的提高有撬动的效果，值！

对于给WORD打底妆这件事，可以先想好这个模板是有什么应用价值，如果未来有长时间的使用可能，那这个模板非常值得去做。

第二步：规划做啥样

接着，对Word的内容层次和段落样式进行一个整体的设想。
对于拆书战队的战果模板，我主要是从内容的结构，以及各层次标题和正文的样式上进行规划。
每个人的拆书笔记内容上的结构为——

基本信息：编号+姓名+阅读书目+书目作者

Step1.精彩摘录

Step2.我的思考

Step3.我的行动

我将上面第一行（基本信息）作为第1级标题，第二至四行（拆书的三步骤名称）作为第2级标题。

想要做出来的效果是——

“第1级标题”的段落样式 三号字 黑体 蓝色

“第2级标题”的段落样式 三号字 华文中宋 蓝色

另外，还有“正文”的段落样式 五号字 宋体 黑色

想好了什么类别的段落用什么样式，能够大大提高第三步的效率。当然，如果你对字体、字号的模样敏感度不高，需要一边操作一边选择效果，也可以将第二步与第三步合并起来进行。

第三步：变出快捷法

在空白的文档上，输入三行（其实内容可以随便，这样写是为了方便你理解哪一级内容对应使用什么样的段落样式）：

第1级标题

第2级标题

正文



这三行内容按照第二步预想的字号、字体和颜色，先设置好。

现在要将它们分别设为段落样式了。

以第一级标题为例，将“第一级标题”选中，右击，在菜单选择最下方的“样式”-“将所选内容保存为新快速样式”(下图)。



在出现的对话框里，将“名称”改为“第1级标题”，改名称是为了方便识别，因为Word本身存有其他样式（下图）。



再选中对话框下方的“修改”，进入“根据格式设置创建新样式”对话框（上图）。

将该界面中的“后续段落样式”选为“正文缩进”。



“后续段落样式”指这个样式之后的段落的格式，比如说这一段是“标题”的样式，第二段接着的是什么样式。像“标题”类的样式，全面往往跟着的是“正文”，暂时把这一项选为“正文缩进”（缩进是指前面有空2格）。

此外，“后续段落样式” 上面还有“样式基准”，是 指将要创建的样式与哪一个相近，这样你在创建的时候就可以尽量少地修改就行了，一般系统默认为“正文”，就让它为“正文”吧。

选中左下角的“格式”-“段落”（下图），修改“对齐方式”和“大纲级别”，“对齐方式”可以按照你自己的设想修改，但是“大纲级别”一定要对应好喔，如果是文档中第1级标题，要选择“1级”比较妥当（如果是正文的内容，则将“大纲级别”按照系统默认为“正文文本”即可）。



在这个界面中，还有一些行距什么的内容可以设置，你可以按照你之前的想法去设置，也可以按照默认的选项。

设好样式以后，还能不能再快一点？

当然，最最有用的一招在这里：设定快捷键！！！！！！

选中上述界面左下角的“格式”-“快捷键”，在“请按新快捷键”输入你要使用的快捷操作（按你个人喜好设置），我在这里是设为“同时按下Alt和1”，再点击左下方的“指定”，再点击右下角的关闭。



上面是设置“第1级标题”的步骤了，余下的“第2级标题”和“正文”的设置是依样画葫芦，这里就不展示了。

这样以后，有什么神奇的效果呢？

当我把光标停在某行内容上，按下设好的快捷时，就会变成我预设好的效果。

比如下面这行，我要设成“第1行标题”样式的效果，

基本信息：编号+姓名+阅读书目+书目作者

把光标放在这一行上，然后按下我设的快捷键ALT+1，立刻就变成了“三号字、黑体、蓝色”这种标题的段落样式。



第四步：转成模板来

在前三步的基础，我将这个文档另存为Word模板（dotx格式）。以后，这个模板就可以反复使用了。

如果我看到文档A的段落样式特别喜欢，有什么方法复制给文档B吗？
当然有！

方法是Word“开始”-选项卡-“样式组”（右下角处）“对话框启动器”，弹出“样式”窗格。在这个空格下方第3个钮为“（样式）管理器”，点击后找到“导入/导出”按钮，按照弹出的对话框进行操作就可以了。

为什么要这么麻烦去设置新样式呢？因为我不喜欢Word里原有的那些嘛，虽然软件里原来有一些默认的样式，但不一定是我们喜欢的呀，另外也不一定是我们公司或其他单位文本规定的那种样式要求。

好了，那么学到了给Word“打底妆”这一招之后呢，你就可以大展拳脚了，想想平时经常需要写的长文里，哪些的格式是固定的，可以通过设置好段落样式将它以模板的形式保存下来，提高未来工作和学习的效率的？

以前，你没有试过给Word“打底妆”，可能也没觉得有什么；一旦你试过，就会觉得“不打底”不行。

我相信，“打底妆”的Word能够极大地提高效率，为你的大脑腾出的时间，去做更多的创造性的事情。

最起码，这种做法能让你的结构化长文结构突出、重点明显，而且也赏心悦目一些。另外，悄悄地告诉你喔，这样的“打底妆”的Word文档占的空间会小一点。

如果这种方法给你的工作和生活带来改变，请记得告诉我（公众号neverstop201508)，或者和其他人分享你的心得和喜悦。

发布于 2015-09-10 3
条评论 感谢 

分享

 收藏 • 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

7赞同
反对，不会显示你的姓名



项鲁恩 ，打杂

7 人赞同

谢邀。

http://zfxy.nankai.edu.cn/files/file/20150312/本科毕业论文模板20150312版_57.doc

这我们学院的毕业论文模版......我觉得还是很好用的....具体规范可以参考这个，基本上和相关出版社的规范差不太多，另外尤其熟练运用了域和审阅对我们进行训话.....

引用用脚注



目录生成用引用下的1-2-3级然后自动生成目录加更新目录即可，



数学公式用office2013的插入公式



流程图用smartart调下大小和颜色足矣，实在不行开个ppt自己花

3d图能用2d软件画就别那么麻烦整3d软件，看的时候本质上其实还是2d的无非画的水平问题

非要用的话c4d 3dmax都可以参考，个人用c4d............但是和论文没半毛钱关系

发布于 2015-05-20 3
条评论 感谢 

分享

 收藏 • 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

2赞同
反对，不会显示你的姓名



李刚 ，天文系里五行克望远镜的倒霉学生，打击乐…

2 人赞同

居然没人安利LaTeX

发布于 2015-12-30 添加评论 感谢 

分享

 收藏 • 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

6赞同
反对，不会显示你的姓名



北方锈才 ，运营/活动策划

6 人赞同

用好word中的替换功能，复制粘贴的效率简直翻翻好几倍！！！

从知网上下载的论文，看着人家写的挺棒的，想复制粘贴过来，怎么办？？

先导出文本格式~~~~



然后把文字从txt 粘贴到 word 中，整篇文档的右侧出现大量的空白区域哎~~~本来是同一段的内容被分割成好几行。

本不应该换行的地方，却出现了换行，而且每一行都有，这个怎么办？

别告诉我，你是一行一行删除的~~~~



操作步骤：

第一步，选中刚刚粘贴的文档 （温馨提示，如果不选中某一段落，意味着对整个文档执行操作）

第二步，Ctrl+F 打开替换窗口

第三步，按照下图进行操作



第四步，一键删除全部段落标记



————————分割线——————————

老师在查看你论文的时候，看你有没有复制粘贴网上的，有一个很重要的参考：逗号有没有改过来！！！！！



从网上直接复制粘贴过来的内容，多数文档都有逗号这个问题，而且一眼就可以看出来！！



怎么办？一键替换！！



掌握了替换功能，效率简直翻翻啊~~~~~~



求点赞！！！后续更新更多奇淫技巧~~~~~

编辑于 2016-03-24 1
条评论 感谢 

分享

 收藏 • 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

9赞同
反对，不会显示你的姓名



imeego ，产品汪汪叫

9 人赞同

写论文可以提高使用Word的能力，这点是毋庸置疑的，基本上完成一篇标准的论文可以应付工作中绝大多数的要求。

简单说几点，但不同学校要求不同：

1 不要使用WPS。会污染文档结构和排版，尤其是对论文这种排版要求严格的文档。建议使用Office 2013。

2 目录的自动插入与更新，必备技能，建议长期掌握。

3 不要从空白文档开始写，最好能有一个现成的模板，包含各级标题的那种。

4 起始页的设置和页数自动填充，往往论文的封面和引言不需要设置页码，所以起始页通常不是第一页，这时涉及到页眉页脚的操作。

5 流程图一般用Visio画，美观且方便，Word可以识别Visio格式的图片，图片采用灰度模式，保证打印效果。

暂时想到这么多……

发布于 2015-09-29 添加评论 感谢 

分享

 收藏 • 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

3赞同
反对，不会显示你的姓名


知乎用户

3 人赞同

先用 markdown 写，然后用 Pandoc - About pandoc 转成
latex，再用 sed 做些替换（给图片设个宽度、代码区加点设置之类的），效率相当高。

用 pandoc 的时候建议加上 --chapters 选项，这样 markdown 里的 h1标签会被当做 chapter，否则会被当做 section。

发布于 2015-05-21 添加评论 感谢 

分享

 收藏 • 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

1赞同
反对，不会显示你的姓名

匿名用户

1 人赞同

分享一个今天刚刚解决的奇葩问题... 

毕业论文要求论文里出现的每一张图／表格／公式／定理等等都需要编号，格式是类似“图 2-1”这样，其中 2 是章节号，1 是这个章节里图片的标号。

那么问题来了：Word 自带的题注功能极其简略，几乎不能自定义任何样式（我在用 Office for Mac 2016，不知道 Windows 上情况如何），然而学校对这堆标注的格式要求又非常详细，图片的标注在上方，表格的标注在下方，公式的论文在右边。为了毕业，得自己想办法 hack。

这种需求的一个正常思路是用多级编号，把各种题注设置为二级编号，章设置为一级编号。然而很快就发现了问题：Word 并不支持给一个父编号设置多个不同的子编号树！也就是说像下图这样的结构是无法做到的：

第一章
--1.1
--图 1-1
--1.2
--图 1-2

第二章
--2.1
--图 2-1
--2.2
--图 2-2

第一章里一切是正常的，到了第二章，图片只会显示为 1-3。如果把图片名这个二级编号的父编号样式指定为章名，那么 2.1 小节会变成 1.3。

所以我需要给图片／表格／公式／定理等等都分别指定一个一级编号，然而论文里并没有适合充当这一结构的东西。

思考许久之后终于找到了一个非常 trick 的方案：分别设置若干行距为 1 磅，字号为 1 点的占位符做图片／表格／公式／定理的一级编号，每一章开头时分别加上，权当段间距了...

大概能理解当年 Knuth 怒写 TeX 的心情了...

另，这个智障软件在一天里闪退的次数两只手已经数不过来了，再续费 Office 365 我就是傻逼...

编辑于 2016-04-27 3
条评论 感谢 

分享

 收藏 • 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利

4赞同
反对，不会显示你的姓名


知乎用户 ，渣渣

4 人赞同

这个必须来回答，毕业设计老师刚好在外读博，他被他导师虐，反过来虐我们。我一渣渣学校本科毕业设计硬生生的要往硕士论文看齐。


以上背景。

渣渣学校知网都登不上，前期找参考文献都是淘宝（万能的淘宝请收下我的膝盖）买个知网账号，自己再去下一点看看。然而这和我没什么关系。



老师因为被虐不能回校只能叫我们去他那学校，噩梦从此开始，他非常顺溜的教会我们使用内网的图书馆上万维，知网，ie。。。等等。而且不要钱，感谢老师为我省了淘宝剁手的钱。


起初我只是疯狂的下论文，对\(^o^)/，有点联系的我都下，我发誓下毛片我都没有这么认真过，太佩服我自己了。然并卵，到答辩完我都没有看完，这是个悲伤的故事，关键是我看不懂，我有罪我检讨，我浪费了图书馆的流量资源。


开题报告，拖了又拖，改了又改，又是一个悲伤的故事。



不好意思我偏题了，年初老师带领我们一分钟审阅了几十篇参考论文，当时我就震惊了，关键还有不少是外文，具体过程：打开PDF，看下题目，哟西，这是×××大学的×××论文，我们来看下，这是怎么翻译的（不会翻译就跳过，太多年没看过英文论文了（老师原话）你们会翻译么，四六级过了么，怎么学的。。。）然后重点来了，鼠标放在进度条上，往下拉，看到图了，表了反正是非文字的，停一下。以旁观者的视角做评论，这个不对称，图太大了，不美观，这个颜色不对，彩色的更好，彩色太花黑白简洁一点。。。就这样我们一分钟浏览了几十篇外文论文，还要说你看看这×××大学的×××论文就这样，太么得水平了。

当时我


做完我知道你可以一无所会，有PS就可吃遍天下，我只模糊的记得我的论文题目，但是我记得我做设计时用过的软件：origin（制图的），office不说，protel，MATLAB，dxp。。。当然这都不重要，只要你PS流弊，什么都不在话下，不仅可以搞定自己的，还可以发家致富：来来来帮我P个图，中饭我请客；这个水给你的，帮我改下图。。。

我帮你的只能到这了，手机码字好辛苦。


发布于 2015-09-21 2
条评论 感谢 

分享

 收藏 • 没有帮助 • 举报 • 作者保留权利



AFei ，6年职业代写经验
211硕士 核心期刊上百篇…

2 人赞同

我说个简单的、大家看着不烦的吧。

看着大家写了那么多，图文并茂的，最多的也才700个赞，看来大家都不爱学习啊O(∩_∩)O~。作为一个有6年代写论文经验的人，在核心期刊发表过上百篇论文（当然是代写），我来简单的说一下吧。

首先，题目方面，题目和正文一定要在字体大小、粗细方面有区别，让读者看到后有层次感，题目字体加粗、加大也会有仪式感、庄重感，体现较为浓重的学术气息和殿堂气息，如下所示：


其次，大家注意到了吗，任何一个段落，在首行缩进以外，一定是两端对齐的，如图1的摘要部分，竖着看，左边分别是“消、物、B、物”，右边分别是“上、C、合、务”。整齐的感觉会让人舒服，想想，如果你是编辑，每天看几百篇论文，看到想吐，来个整洁度差的，谁还看你内容写的什么啊，直接pass，你说你找谁哭去？

对于正文来说，在格式上需要注意的还有图示和表格的安排。图解放在图的下面，居中；表头写在表的上面，居中。别问为什么，这是写论文的规矩。如下所示：





对于文章结尾部分，我倾向于大家加上“结论”或“结束语”的部分，对全文进行总结，而不是在最后一部分要交代的内容结束后，就很突兀的放个参考文献上去，这样文章会很完整，也给阅读的人留下作者做事严谨、写作能力较强、有整体观和大局观的好印象。如下所示：



然后说到参考文献，记住，一定要格式标准统一，先写中文的，再写英文的。如果参考了网站信息，留网址后记得点击一下回车，Word可以自动生成网址可点击模式。如下所示：


参考文献不必过多，尤其对于期刊论文而言，北大核心的一些期刊，5条参考文献足矣。

以上是从整体角度对写一篇文章在排版和结构上需要注意的地方进行的总结，下面回归到提问者关心的问题：格式和绘图上有哪些奇技淫巧呢？好吧，奇技淫巧...

【有事离开，稍后补充】【2016-04-21】

from: http://www.zhihu.com/question/30521304