如何开一个有效会议

会议议程模板

准则
出席准则
创造正式旁听者角色

抓住做出改善会议的机会
时间投资收益

有效的团队会议
周工作回顾

注意力应集中在需要团队共同解决的问题上

每日15分钟立席会议

会议议程模板

目的：

（大家付出宝贵时间的理由）

与会人员：

（就如何解决问题做出决定的人）

目标：

（会议结束时，你想要达成的结果）

议程：

（实现目标的过程中所采取的步骤）

角色：

（任何特殊角色，如会议促进者、主持人、记录员、计时人员等）

注：

1. 制定议程。议程是实现会议目标的计划。

2. 会议应保持简短。我们建议将会议的时间控制在一个小时以内。如果你觉得需要更多的时间，想一想自己是不是有些急功近利，想在一次会议上实现过多的目标。记住，如果会议时间超过一小时，与会人员的注意力就会减退。

3. 在会前，应发放会议目的、议程和预期结果。在会议开始时，回顾并通过会议议程，允许与会人员增添项目或改变优先顺序。

4. 使用活动挂图或者在白板上贴出议程，以明确会议焦点。

5. 会议中，抓住关键信息。会议期间，应做好会议记录。使用活动挂图或者白板记录下关键点、实施时间、待解决问题和决定。

6. 回顾会议结果。会议最后，要回顾行动计划、决定或者其他会议结果。决定团队如何跟进行动计划。如果没有继续跟进，行动计划就只是没有行动的计划。

7. 会后，分发会议记录。

准则

如果会议没有具体目的，那么这个会议就没有意义。

如果按照以下信息开展会议，会议就会有价值。

计划工作。

解决问题。

做出决定。

分享相关信息。

团队成员逐一向经理汇报各自独立的工作状况，不属于多方信息交换。这样做表面上似乎可以节省经理的时间，但却是在浪费其他人的时间。

回答问题。

出席准则

确保所有应出席会议的人员出席。很多会议都未能取得好效果的原因如下。

1. 在有些应出席会议提供信息的人员未出席的情况下，该团队想要制定计划或者做出决定。

2. 有太多代表次要利益的人员出席会议。

创造正式旁听者角色。

如果旁听者坚持打断会议，即使是他们仍然以旁听者的身份出席会议，也要请他们离开。

抓住做出改善会议的机会

时间投资收益

0：无收益

1：有一点收益，但是与付出时间不成正比

2：收益与付出的时间成正比

3：收益比付出的时间稍多

4：受益匪浅，收益远远超过投入的时间。

问卷调查结束之后，了解造成会议有价值或者无价值的原因。询问打分在2以上的与会人员，他们从会议中得到了什么具体的帮助。询问打分为1或0的与会人员，哪些信息是他们想从会议中得到却没有得到的。询问与会人员，在下一次类似的会议中，哪些内容应该保留，哪些内容应该舍弃，有哪些内容应该增加。

如果评分在2以下，就代表会议目的不能满足与会人员的要求，或者会议进行得不是很好。收集的附加数据可以告诉你应在哪些方面提高会议质量。

有效的团队会议

周工作回顾

模板如下。

(1) 八卦、传言，新闻；

(2) 本周问题（本周，团队要共同解决的问题）；

(3) 回顾行动计划。

不要在员工困倦、疲惫或者准备下班过末的时间开会。

讨论八卦和传闻，让其真相大白，团队成员的注意力就不会再被其分散。

分享好消息，可以提高团队士气。

在此类会议上，不要询问个人状况。个人状况是一对一会谈时的问题。

注意力应集中在需要团队共同解决的问题上

注意力应集中在需要团队共同解决的问题上。如果你还不确定团队的问题是什么，可以按如下方法去做。

- 集思广益，要求团队成员写下他们当前的问题列表。

- 回顾（确定）团队任务和目标。

- 集思广益，要求团队成员思考应如何提高团队的工作效率。

跟进团队行动计划，如果有需要，与下属分别进行交流以跟进工作进展情况，并向他们提供帮助。

每日15分钟立席会议

立席会议上，每名团员应回答以下三个问题。

- 上次会议结束后，你做了什么工作？

- 今天，你的工作内容是什么？

- 你碰到了什么困难吗？

每日立席会议的目的是使团队成员相互交流并相互做出承诺。理想的状况是，团队成员会直接互相给出答案，而不是给经理答案。只要求团队成员回答以上三个问题，以保证会议简短。在立席会议后，才是解决问题的时间。

如有兴趣进一步探讨，欢迎订阅我的微信公众号（yiyixiaozhi）留言给我。或者在此博客下方进行评论。

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