实验室设备报销流程

实验室设备报销流程

按照需要购买设备的品牌，型号咨询店家，双方确定好价格之后，由商家拟定合同。

合同上需要注意事宜：首先，要检查合同上的价格和商讨的价格是否相同，不仅要核对数字还有大写的中文数字，币种以及是否含税。其次，购买的设备如果是配套使用（例如相机和镜头）就使用一个商品名称（例如高清成像系统），再次，注意商品的付款方式，先货后款还是先款后货，以及设备的保修时间。最后，要求合同上的名称型号和设备上的标签要一致。

以上合同内容确定无误之后，打印扫描文件，到D207找张进民老师核对，若张老师提出修改意见，需要重新联系商家按照修改意见重新更改合同内容，若无意见，请商家签字盖章，重新扫描发给你。如果需要合同原件（咨询实验设备处老师是否需要原件），按照需求合同的份数让商家打印好快递发给你.

拿到合同（扫描打印或合同原件）找老师签字，并到B205找黄老师进行盖章。

咨询商家，他们需要合同原件还是扫描件，并发给他们。他们收到合同后，督促他们尽快发货和发票。发票的内容要尽可能详细，一定要包括商品的名称和型号，以及价格。

收到货之后马上进行验收，如果设备较大，将设备进行拍照，要注意设备的外观清晰，并一定要在照片上清楚能看到设备的型号找张近民老师验收。如果设备较小，可以直接找张近民老师进行验收。

张老师会给你一个固定资产的卡片，按照合同内容填写卡片，卡片中有一项是经费来源，这个请咨询老师，进行填写。卡片完成记得让张老师签字，具体内容大致如下：



张老师还会按照合同打印一张验收清单，这个要请咱们老师和张老师签字。

填写费用报销单，具体内容大致如下：



备注的内容要写项目的编号，具体可咨询老师，报销人写自己的名字，领款人，如果是直接转账，就写转账就可以。

验查发票的真伪，根据发票上的公章，登陆相关网站（如北京国税局）进行验查，将验查结果截图打印出来。大致如下：



将费用报销单，发票，清单（如果有的话），合同，验查发票结果，费用报销单（空白的），按照顺序用胶水贴在一起。

到B栋科技发展处找冉老师进行验收（大型设备带照片，小型设备直接带过去），这里要注意的是，提前跟老师说，让老师申请报销，详情：http://news.hitsz.edu.cn/site/news/infodetail.php?strID=15843

冉老师在验收单上签字以后，到一楼文档室，找袁老师进行落资产，完成后会给你一个条形码，要贴到实验设备上。

这些全部完成后，到B栋2楼财务进行报账就可以了。