软件工程师如何写邮件

前言：

曾经的我，写邮件也是那么的随意；我发现我周围的同事写邮件也是如此。

虽然在毕业入职之初的时候有培训课专门讲解了如何写邮件，但当时也没有实际场景，体会不到这个的重要性。刚刚开始也在尝试着去按照条条框框去检查自己的邮件，但是环境的影响，大家都没在意这个事情，后来索性我也就没care这方面的事情。

直到在印度工作的日子， 印度软件工程师的每封邮件都是那么正式， 专业 而且漂亮，我意识到一份好的邮件是多么的重要，就像说话一样，能体现一个人的水平。加上老同事很耐心的指导，我才渐渐学会如何去写一份好的邮件。我想培训课上的邮件规则我早就往光了，但是这次学到的，不可能会忘记的。

如何写邮件：

1，先写内容，再加人，再写标题。

2，内容抬头，每个公司都有每个公司的习惯，有的是Dear xxx, 有的是Hi xxx。但是Dear 较为正式。

3， 名字和称谓，可以写全名，这是哪里都不会错的（在平时工作中），特别高的带上职位。中文三个字的可写成后两个字，两个字的写后一个名，不过两个字的写全名较好。习惯写成拼音的话，按照英文规则，如 黄蓉 = Huang Rong ; 习近平 = Jinping 等，这不是最重要的。英文的名字在发送之前一定要确认好对方的姓 和 名，不然闹笑话，大小写也要注意，改大写才要大写，不能随意。

4，重要的事情最先说。可标颜色

5，表达任何事情，两点以上 用罗列信息点的方式，比如说 1， 2， 3， 等。 重要的可标颜色，或者更改字体， 注意可以添加缩进。

6，注意呈上启下。我突然想起来我初入职场的时候，我们的研发部门长，专门给我们新成员上过这一课。写邮件注意呈上启下，切不可生硬，切不可让人看了不知到来龙去脉。这里就涉及到用敬语，和说明意图等等，假如你需要对方提供给你什么测试数据，就得说明你为什么需要这个测试数据，有什么作用，你的工作方式等等。这往往比“我需要XXX, 请提供给我XXX”, 要好的多，更容易接受。

7，文字能少则少，做到用最少的字说清楚事情。特别是呈上启下的文字，因为那对别人可能是不重要的信息。

8，结论性的文字可标颜色，换字体。

9，若有易于理解的图表尽量贴图表。 若是要提供数据，用表格较好。

10，若是有附件，在邮件中一定要提及附件的位置，名称，什么数据，有什么作用。

11，若内容较多，要按照类似论文的格式，分小节论述，切忌没有层次。

12，尽量不要有大段文字，段落要隔开，不要几个段落挤在一起，很难看。邮件又不用纸张，一个空行1KB都用不到，请不要太节约这个空间。

13，重要的观点， 重要的关键词，结论，想引起对方注意的地方 都可以标颜色提示，或者改变字体。

14，邮件中有人名，尽量给人名加斜体。

15，表达观点或者事情的时候，需要用到 “XXX 和 我” = “xxx and I”， 一定记得把 “我” = “I” 放在所有人的最后，这是对别人的尊重，同英文规则。

16，若有重要观点引述， 有必要的话可以加脚注。

17， 一份邮件尽量只做一件事情，逻辑清晰，检验的标准是：非本人查看邮件，在5秒内能有印象你说的是啥。

你需求别人做什么事情，要目标明确。检验： 如果目标不明确，说明这封邮件是没有必要发的。

总的说来就是，你要什么，表达什么，你说清楚了吗？ 别人做什么，他会知道吗？ 每份邮件出去，你都希望有个反馈，是什么样的反馈，你知道吗？

18，语句不要有歧义，意思一定要明确。特别是中国人写英文的时候，有可能表达不到位。有时候一封好的邮件花在这里的时间是几个小时，反复研读。

19，结尾的时候，要用敬语，表达感谢之类的。

20，问候语， 我一般写Best Regards, 很多是 感谢 和 问候 一起来一个Thanks ， 当然这样也是可以的。

21，最后带上自己的信息，地址，电话，署名等等。第一次发给对方的时候最好带上，方便人家通过其他方式联系你。

22，明确对象后发给他的邮件用TO： 。 如果需要让其他人知道，就抄送CC： 。 尽量不要多人也不要少人， 多了，人家认为是垃圾邮件，不要给人找麻烦；少了就是我们工作不到位。

邮件中途需要抄送某人，也需要在邮件总说明:+ Loop xxx，不要发个没内容的邮件，别人不知所云。

23， 题目一定要取好，意思明确，且能够代表整体意思，尽量让人一看就知道是说的什么。很多发邮件的时候主题是空的，比较随意。如果考虑到后续反馈也在这个邮件主题上回复，就得考虑到能涵盖所有意思的一个主题，让人家一看也会自动在这个主题上回复，不会再另起主题。

24，在非常熟悉的人之间发邮件，且不是重要的事情，以上可以不适用，随意就好。

25，但是我们应该严格要求自己，发好每一份邮件，这体现一个人的 能力 水平 以及素质 接人待物的态度，有些时候细节决定成败哦。

后记：

此文可能有不准确，或遗漏的重要观点，在以后的工作学习中总结并更新到此文中。

共勉！

在此非常感谢我的同事对我在这方面的指导。