Information Management Policy(信息管理策略)的使用范例
2014-07-11 00:12
330 查看
基础知识
很多人都会定期收拾自己的书架或者抽屉,把里面过旧的资料拿走,为新的资料腾出空间来,这样既可以节省空间,而且当冗余资料过多的时候也会降低你查找的速度和效率。那么,在企业的SharePoint中我们也有一样的需求。管理SharePoint久了你就会发现,很多用户习惯于把它当作文件存储来用,不停的向里面堆积资料却不删除,久而久之连他们自己都忘了哪些东西是需要的,哪些又是可以丢弃的。为了防止这种问题于未然,很多企业会制定出很多的信息管理策略(information management policy),这其中一定会有保存策略(retention policy)。换一种不那么高大上的说法,所谓保存策略就是提前规定好一个文档上传到SharePoint之后应该被保存多久,超过这个时限之后应该怎么处理。
具体到技术实现手段,我们要知道的是不一定非要使用工作流来实现,除非你有特殊的定制要求,否则开箱即用的Information Management Policy就可以实现了。
创建策略的方式有四种:
在站点集中创建 保存策略(retention policy)并应用到站点集中的所有内容类型(content type)针对一个在 顶级站点(root web) 中定义的内容类型来创建一个保存策略
针对在文档库和列表中应用的内容类型来创建保存策略
直接对文档库和列表本身来创建保存策略
范例
这里我直接演示一个针对文档库的保存策略创建过程,希望对您能有帮助在开始之前,先到Site Collection Features页面中打开Library and Folder Based Retention。通常这个功能是默认打开的。
在这个示例中我直接使用每个站点都会默认创建的Shared Documents来做示范
打开文档库Shared Documents,点击Library标签在,然后点击Library Settings
在Library Settings页面中点击Information Management Policy Settings
在Information management policy settings页面中,点击Change Source
选择Library and Folders,这时系统会提示一些信息,你可以忽略之,直接点击OK
我设置了如下规则:文档库中的文件在被创建2天以后自动移送到回收站中。
Move to Recycle Bin | 移动到回收站。这样做的好处是你不会直接把文件删除,它们会在回收站中被保存一段时间(具体多久取决于你的SharePoint中的设置),这样你就不用担心找不回错删的文件了。 |
Permanently Delete | 永久删除。顾名思义是针对Move to Recycle Bin而言的。 |
Transfer to another location | 移动到另一位置。比如当你有专门用于备份的文档库的时候,你可以把过期的文件移去那里而不是删除它们。 |
Start a workflow | 启动一个工作流。 |
Skip to next stage | 直接启动Retention Policy的下一个Stage |
Declare record | 声明记录。如果你的站点集中已经启用了Records功能,这个选项可以让你指定一个时间来把一个non-record变为record。由于很多情况下records是不能被修改,这是一种使文档以静态或者存档的方式恰当保存在系统中的方式。. |
Delete previous drafts | 删除以前的所有草稿。这个选项会保留major version,但会删除之前所有的draft(注意是draft不是以前的version) |
Delete all previous versions | 删除之前的所有version。这个选项会删除除了现在的major version之外的所有version |
确认之后,在Library Based Retention Schedule页面里已经显示出了你刚刚创建的策略,点击OK
相关文章推荐
- Citrix XenMobile学习笔记之四:MIM移动信息管理(Mobility Information Management)
- 信息安全策略之三:Information Sensitivity Policy
- 定制使用MOSS的信息管理策略
- 定制使用MOSS的信息管理策略
- 微型用户信息管理系统MUIMS(Micro User Information Management System)V1.0
- 微型用户信息管理系统MUIMS(Micro User Information Management System)V2.0
- 【20090903-01】C#中使用ManagementClass获取本机信息
- 使用内嵌资源组织管理系统异常信息
- 企业内部网中使用Policy文件来设置Java的安全策略
- 企业内部网中使用Policy文件来设置Java的安全策略
- 使用Policy来设置Java的安全策略
- 弹出应用程序: 服务控制管理器 : 在系统启动时至少有一个服务或驱动程序产生错误。详细信息,请使用事件查看器查看事件日志
- (实战)使用ExtJs+WCF打造分行信息管理功能的一些心得
- jdbc数据库连接管理封装工具类,不同使用属性文件配置数据库连接信息(2)
- jdbc数据库连接管理封装工具类,不同使用属性文件配置数据库连接信息(3)
- Lily.Core.FileDataProvider文件管理使用范例。
- SQL Server 2008 : 基于策略的管理(Policy-Based Management)
- 对象池(对象缓冲池)--采用最近最久未使用策略管理对象,同时带有事件监听功能