组织过程资产和企业知识库的随想

在编制项目章程及以后的各种项目文件时，在利于项目成功的任一或全部资产都可以从组织过程资产中查找。任何一种以及所有参与项目的组织都可能有正式或非正式的方针、程序、计划和原则，所以这些的影响都必须考虑。组织过程资产还反映了组织从以前项目中吸取的教训和学习到的知识，如完成的进度表、风险数据和挣值数据。组织过程资产的组织方式因行业、组织和应用领域的类型而异。例如，组织过程资产可以归纳为如下两类:

组织进行工作的过程与程序

组织标准过程,如标准、方针(安全健康方针，项目管理方针)，标准产品与项目生命期，以及质量方针与程序(过程审计、目标改进、核对表，以及供组织内部使用的标准过程定义)；

标准指导原则、工作指令、建议评价标准与实施效果评价准则；

模板(如风险模板、工作分解结构模板与项目进度网络图模板);

根据项目的具体需要修改组织标准过程的指导原则和准则；

组织沟通要求(如可利用的特定沟通技术，允许使用的沟通媒介、记录的保留，以及安全要求)；

项目收尾指导原则或要求(如最后项目审计、项目评价、产品确认，以及验收标准)；

财务控制程序(如时间报告、必要的开支与支付审查、会计编码，以及标准合同条文)；

确定问题与缺陷控制、问题与缺陷识别和解决，以及行动跟踪的问题与缺陷管理程序；

变更控制程序，包括修改公司正式标准、方针、计划与程序，或者任何项目文件，以及批准与确认任何变更时应遵循的步骤；

风险控制程序，包括风险类型、概率的确定与后果，以及概率与后果矩阵；

批准与签发工作授权的程序。

组织整体信息存储检索的知识库

过程测量数据库，用于搜集与提供过程与产品实测数据；

项目档案(如范围、费用、进度，以及质量基准、实施效果测量基准、项目日历、项目进度网络图、风险登记册、计划的应对行动，以及确定的风险后果)；

历史信息与所得经验知识库(如项目记录与文件，所有的项目收发资料与文件记录，以前项目选择决策结果与绩效的信息，以及风险管理努力的信息);

问题与缺陷管理数据库，包括问题与缺陷状态，控制信息，问题与缺陷解决和行动结果；

配置管理知识库，包括公司所有正式标准、方针、程序和任何项目文件的各种版本与基准；

财务数据库，包括如工时、发生的费用、预算以及任何项目费用超支等信息。

关于企业知识库的随想:

企业知识库是企业用于存放组织过程资产的仓库，企业第一希望将内容尽可能完整的放入，第二希望便于查找。

如果是多个部门共同使用，或者因责权划分的需要，需要对敏感性高、重要程度高的文档进行授权与过滤。

在查找果，客户由希望标准查找到全文查找。

对文档格式方面，希望兼容性强，从文字、表格、PDF文档到音频、视频等。

对于知识库的展现形式，不同的组织要求都不一样，传统型的组织，希望根据部门分类、业务分类，在大分类下，又根据时间、作者、层级等分类。在互联网时代的今天，比较开放一些的企业，为了提升效率考虑，会使用搜索引擎方式，一个入口，将所有需要的内容都查找到。

在实施方式上，由原来的数据库全文索引发展到搜索引擎、云存储。

万变不离其宗，PMBOK关于企业过程资产的总结和归纳，是建立企业知识库的总纲，具有较强的借鉴作用。