浅谈物业信息化对管理的重要性

浅谈物业信息化对管理的重要性

在这个信息化飞速发展的时代，我们生活的点点滴滴都与信息化分不开，当然。行业的发展也离不开信息化，信息化的发展是企业发展的关键因素，信息化有以下几个特点：资源整合共享，规范化办公，降低组织运作成本，提高企业竞争力。
物业行业是近年来新兴的朝阳产业，从最初的房管所模式管理，到现在的正规化物业，物业行业也在适应着时代的发展，物业信息化的发展，也再逐步扩大，从不不认知到认知。从尝试到发展。在不不久的将来，物业信息化的全面发展会给物业行业带来飞速的发展。
提到信息化，不得不说的是物业信息化软件，一个好的操作平台可以大大帮助我们去进行信息化工作的开展，物业软件可能还没被所有管理者所接受，毕竟还处于发展探索阶段，但成功的例子也不少，我相信，这样的成功是可以复制的，
物业软件应该是非常有行业特点的软件，开发之初，对项目的调研需求是非常重要的，在调研的同时，物业公司还可以将公司的管理制度化，将工作流程规范化，这样从规范会办公上也将提高一个层次。
在网络时代飞速发展的今天。互联网的重要性无可替代，物业软件也是如此。要充分利用网络资源。以前的物业软件大部分是在CS平台进行操作，资源共享不方便，维护费用人力也大，最终的效果也不好，而BS结构的物业软件可以很好的做到资源共享整合，维护快捷，维护成本也较低，并能够做到实时监控，物业行业的特点是工作内容复杂零散，那么。将复杂而零散的各个工作捏合在一起，并形成有机的监督机制，无论是对管理层还是操作层，都是非常有必要的。下面，我就介绍一下一个成熟的物业软件应具备的条件。
首先物业软件应该居有简洁明了的操作平台，也可说是最适合员工操作的按键及流程设计，再有就是软件的集成性要高。也就是要把涉及到的所有模块都有机的联系在一起，这其中可以包括内部系统模块、外部官网系统模块、OA办公模块等。下面，我用一款亲身体验使用过的物业系统来具体阐述一下软件中的重点内容。
这个系统是由北京极致软件公司开发的一款专业性极高的物业系统。其模块涵盖了物业管理范畴的所有内容，长达7个月的开发周期，也能体现其专业性和应用性。
首先就是物业管理内部系统，这个模块主要是给物业公司日常工作，也就是将现有的工作集成到系统内部，并通过系统进行工作，这个模块内包含了16个物业应用模块，每个模块都有针对不同工作流而设计的专业系统。涵盖了物业管理行业所有的工作流程，
这十六个模块都包含：1、空间信息管理 2、客户信息管理 3、收费管理 4、预算管理 5、安防管理 6、环境管理 7、客户服务管理 8、采购库房管理 9、固定资产 10、办公管理 11、人力资源 12、工程设备管理13、自助管理 14、门户网站 15、外包管理 16、决策支持。下面，我大概介绍一下每个模块的使用概述，
1、空间信息管理
在为业主服务之前，我们要把在管楼盘的资料录入系统，这就是初始化设置，我们可以通过简单的操作就可以生成一个楼盘，并且可以批量导入数据，当物业公司业务范围扩大了。我们也不必担心初始化繁琐的操作，这种设计可以大大缩短初始化时间。
2、客户信息管理
业主的信息很重要，我们可以简单的批量导入业主信息，从而建立一个电子版的业主档案，这个模块还是用了房态图的功能技术，

我们不仅可以直接查看房间状态，还看了一通过右键操作进行信息
修改等操作，当然，系统的安全性也是很重要的，这里的资料室非常重要的，所以，对其浏览下载的权限设置时尤为重要的。而系统后台可以清晰地针对每一个模块的按钮进行权限的分配。可以做到浏览编辑添加删除多种组合的权限分配。并且支持楼宇与机构操作的权限。
3、收费管理
收费模块是所有模块中最重要的模块，所以设计之初，对这方面的需求调研就最为关键重要，这个系统收费的流程非常清晰，首先对业主使用人的收费是第一个步骤，我们要生成相关基础设置，并通过收费系统打印收据，第二个步骤就是部门的出纳要进行财务的复合，要对每一笔费用进行检查，最后的流程就是财务核销，机关财务经理要审核所有收费项目，确认无误后保存，当然，这些有效数据会计入系统，方便我们生成相关的财务报表。
4、预算管理
物业公司一般的架构是设一个总公司，下设几个分公司，那么，在预算开支上如何有效监督做好开源节流呢。通过系统进行全年的预算编制，然后每月都要按照编制进行预算的申请，及可以按计划进行预支，还可以有效监督开支情况。
5、安防管理
安全管理对物业公司非常重要，消防巡检的记录，中控监控的记录，演习演练的填写，都能第一时间反应项目安全保卫的情况，月计划的填写也定促安保管理员工作质量的重要体现。
6、环境管理
小区的环境是最体现管理的一个外在因素，所以对保洁和绿化的管理也是很重要的。对外包员工工作的监督、可以更直接的了解员工的工作情况。
7、客户服务管理
对于物业公司来说，客户服务人员是直接也业主打交道的岗位，可以说，是物业公司的一面镜子，业主对物业的第一印象，就是对客户服务接待的印象，而在工作中，客户服务部的工作是非常零散和细小的。通过我们的系统，可以有效的将每一个工作有机的联系在一起，这样，不仅可以提高工作效率，还可以加深业主对物业公司的印象。这个模块集成了物业客户服务部所有的工作流程，包括有保修管理、车位管理、客户投诉、装修管理。这不仅可以提高客户服务人员的工作效率，还可以对所有数据进行分析和整理。
8、采购库房管理
库房管理要求要数据准确、易操作、强大的报表查询功能，当然还有很好的关联性。此模块下包括采购计划、材料入库、材料出库、盘盈入库、盘盈出库、物资调拨等库房操作，并且可以通过系统生成相关报表数据。
9、固定资产
公司固定资产维护可以清晰地了解项目的使用情况，并对现有的资产进行评估。并提供强大的数据服务支持
10、办公管理
办公管理的特点是复杂多样。这个模块下包括了通知公告、文档管理、工作日志、周报、月报、交接班管理、图书管理、投票管理、车辆管理、体系文件、专项考核、重大事故时间、满意度调查、指标管理。
11、人力资源
这个模块是给人力资源门内部提供工作流程的模块，其中包括了人员招聘模块，绩效考核模块、员工培训模块、薪酬福利模块。绩效考核系统中的360考核是一个经过了长期设计调查，并结合物业管理的特性开发的一个专业性的评分系统，每位员工的分数都会以曲线图的形式公布到指定位置，当然，这些数据室非常准确而且是实实维护的。因为在基础设置时，我们要对评分项、打分比重、打分对象都进行严格设置。
12、工程设备管理
物业公司管理的设备运行情况。维护情况是公司重要的基础资料。这个模块可以很好的将每个设备有机的联系起来，并通过计划任务，和抄录等操作，进行统一工作安排。包含了设备保养、设备运行、重大事故记录、设备报废、工程设备台帐维护、图纸管理、能耗管理。设备情况分析等。
13、自助管理
自助管理是针对全员设计的工作流程，其中包括了请假申请、申请报告、公文流传
14、门户网站
此模块主要用于维护主页页面，比如广告招商发布、房屋租赁买卖、跳蚤市场添加编辑、新闻中心发布、项目板块维护等。

15、外包管理
物业公司与外关系合作单位的合作，比如合同签订，合同台帐维护，外包方的评估报告，费用计算的生成。都可以通过此模块进行操作。
16、决策支持
此模块是给决策层提供重要数据的模块，系统会同相关重要数据分别从人力资源、客户服务进行全面分析。

OA办公模块
无纸化办公室信息化重要的部分，通过系统进行文件的审批，公文袋饿流转等。可以大大提高工作效率，也可以有效降低工作成本。系统中的OA系统与物业内部系统集成在一起，就不单独介绍了，OA办公就会涉及到流程的安排。次系统流程设计非常简单明了，只需在后台进行节点的设计，将流程固化，当然，修改起来也很方便，我相信，这样的流程模式是今后OA系统的重点发展方向，操作上、统一上、灵活性上都达到了工作的要求。

最后就是PORTAL主页外部模块，这是对业主开放的一个平台，同时也是一个宣传公司的平台，我们可以通过这个平台为业主服务，使物业管理的方式更加多元化，我们可以对外发布招聘信息，也可以通过业主的需求发布租赁信息，可以给业主一个物品置换的平台，还可以把物业公司的新闻、月报等资料公布到主页让业主监督检查。还可以和发布广告。
当然主页会与内部系统紧密的结合起来，通过内部系统的业主资料，生成出所有业主的注册激活码，业主只有通过激活码才可在主页进行账户的注册，业主登陆主页后，可通过业主自助平台查看缴费情况、可以在线报修、可以在线投诉，也可以在线发布小商品需求、发布房源信息等。这样。业主就通过主页系统很好的与物业公司进行在线沟通，可大大提高工作效率，并可为物业公司带来实际的效益指标。
物业软件对物业公司的管理会有本质性的提高，也对物业管理员工的综合素质有很好的提升作用，当然，物业信息化发展是风险与机遇并存的，应做好前期的需求调研。软件要适应公司的特点，不要拿来主义，要深刻的了解信息化对物业公司长远发展。信息化飞速发展的是时代，适应时代、需求新的发展、创新的意识是非常重要的，起点与基础不能界定发展的高度，开阔创新的思路和对未来发展方向的把握才是决定企业管理高度的核心重点。