如何成为一个优秀的码农——邮件管理

这些是我平时的一些经验，和大家分享一下，可能我写的不太好的地方，大家可以一起吐槽。

上班第一件事

早上上班第一件事打开邮箱，查看并回复昨晚的邮件，打开RTX打开lync软件。

邮箱设置定时收取邮件，一般设置成5—10分钟左右，邮箱作为慢沟通软件，

一般发邮件给你的人都是有比较重要的事情，所以上班一定要实时开着邮箱，实施的查看邮件。

为什么要邮件沟通——书面胜于口头

你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，思考清楚了再发邮件，比拍脑袋随口就说会更清晰明了、更容易记住，

而且也是一个证据，一时想不起来了还可以随时查阅。 如果遇到那种书面不好描述，需要来回沟通很多次的情况，

建议直接电话或当面沟通，这样效率更高，有必要的时候还需要口头沟通完成以后发邮件书面确认，这样做到以后有据可查。

邮件主题

邮件一定要有主题，而且主题一定要体现邮件的主要内容，不要为空或者“李某某请查收”这样简单无意义的标题。

有必要的时候可以给你发的某类型的邮件加一个标题前缀，比如每周需要发的前端周报邮件，格式可以为 “[前端周报]2013/08/23前端项目周报”，

这样收件人如果突然想看前端周报，他就可以直接搜索“前端周报”，所有的前端周报立即闪现在他的眼前。

邮件的称呼

写邮件或回邮件开头一定要有一个称呼，这也是一种礼貌，在1号店没那么拘谨，直接称全名、英文名或昵称都可以，这样是明确告诉收件人这封邮件是针对谁的，

人家才不至于在邮件的海洋中疏忽了你的邮件，如果有必要可以在邮件重要性中标注 重要性-高，收邮件的时候会出现一个红色感叹号加以提示。

附件

如果有附件，在邮件正文里一定要有文字提示

如果附件过大，就提供服务器中的URL地址

字体、标红和加粗

邮件文本中需要重点关注的地方字体可以加粗提示，如果是特别特别重要的事情，一定需要通知收件人务必不要遗忘的，可以设置字体标红和加粗

切记文本不要全部加粗，或标红，这样起不到任何提示作用。

中文的字体一般选择宋体或微软雅黑，不要选用其他字体，你认为好看的可能收件人不喜欢呢，考虑一下人家的感受。

邮件签名

邮件签名可以在邮箱软件里设置一下，一般描述自己所在的部门，职位，姓名，联系方式等基本信息，也可以加上一句话类似于口号或者心情之类的。

关于群发和抄送

1号店里的邮件文化似乎对群发比较上瘾的，每天收的群发邮件比较多，但我的建议是如果没有必要群发的邮件就尽量不要群发，

比如新人介绍邮件自己人要多顶顶，这个已经形成一种习惯了，表示对新人的欢迎热情嘛。

已读回执

重要的信息，需要收件人确认是否阅读过的邮件，可以设置已读回执。

关于发送（To），抄送（CC），密送（BCC）和转发（FW）

发送（To）：是需要给出回应的人

抄送（CC）：只需要让他知道，没必要回复，但可以在邮件里提出建议，如果你需要某些人的支持也可以抄送CC

密送（BCC）：只需要让他知道的信息，不需要收件人知道这封邮件发送了哪些人

收件人姓名排序：如果是项目邮件可以按职能来划分，比如产品几个人写在一起、技术几个人写在一起、自己人写在后面，

如果收件人里面是有不同职位的，还有各个层级的领导在里面，建议按照职级从高到底或从底到高来排序，这样你会成为一个受尊敬的人。

让优秀成为一种习惯——如何处理工作邮件