Excel Home 数据透视表初级班（10118班）小结第三课时

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Excel Home 数据透视表初级班（10118班）小结

第三课时 打造精美的数据透视表

讲师：Kevin Zhou
助教：longwj81、hustnzj
学员：pengjia89
本节大纲：

Ø 自动套用格式

Ø 个性鲜明DIY

Ø 智能外观

Ø 格式保鲜

Ø 综合实例

第一章 开篇

第三课时的学习，让我对透视表又有了更深入的了解，美化这件事情本身，就是一件很费时费力的工作。

最开始接触到EH，就是在视频下载专区，下载了Kevin老师的视频，让我认识到这个论坛，更深入了解到excel的强大。这也是我来到这个论坛的开端。在培训班中，上到Kevin老师的课程，更让我觉得无比地亲切。这一堂课的内容真的很多，压力真的很大。

视频里看到了培训班之歌，唱得很好，词写得好给力，改明有时间，偶也要写一首，哇哈哈。

第二章 视频知识点

(一) 自动套用格式

1、使用自动套用格式的方法

方法一：

在数据透视表工具栏（下图），选择设置报表格式（如图）

方法二：

菜单栏→格式→自动套用格式

之后，双击各格式，或者选中之后按下确定，则可以更新表格的自动套用格式。

2、22种自动套用格式的功能

Ø 报表：共10种，以缩进状态展示的一维表格；会改变原透视表布局，所以慎用，列字段优先于行字段。
Ø 表：共10种，带有行、列的二维表格，不带缩进；
Ø 传统：默认的透视表格式；使用过其它套用格式之后，想到恢复到原始状态，选这个就好了
Ø 无：最原始的格式，它自动隐藏了“数据”按钮，无边框显示，在有多个数据项的情况下可体现出一种普通表格的特征。但是，当数据区域有两行列标题时，就无法隐藏了，只会把边框去掉。

3、自动套用格式的优缺点

优点：

快，操作快捷；

自动“保鲜”，格式与透视表无缝结合：不会因表格的结构调整，筛选，数据源的增减而改变报表的格式设置。

缺点：

样式少，导致同质化严重，很容易撞衫，并且不支持自定义样式。

(二) 个性鲜明DIY

1、如何显示/隐藏行总计/列总计？

方法1：选中行总计/列总计字段所在单元格或选中行总计/列总计字段所在单元格，右键→隐藏。

选中行总计/列总计字段所在单元格方法：将鼠标放在最左侧或最上方，当鼠村指针变成实心箭头时，左键→选中

方法２：在透视表中任意单元格中，右键→表格选项→取消勾选行/列总计（如下图）

2、显示或隐藏透视表的分类汇总项

隐藏分类汇总有二种方法：

方法1，选中数据透视表任一分类汇总项，右键→隐藏（同隐藏行/列总计），此总方法只有当下图“启用选定内容”为选中状态时有效。

方法2，直接双击标题行中的行字段名称，在打开的透视表字段对话框中，将“分类汇总”选项设置为“无”。

显示分类汇总：

双击标题行中的行字段名称，在打开的透视表字段对话框中，将“分类汇总”选项设置为“自动”或者“自定义”即可。

3、显示或隐藏透视表的明细项

此项功能可以只显示数据透视表某个项目的明细数据，用于特定数据的查询。

方法1，右键→ 组及显示明细数据→显示/隐藏明细数据（如下图）；

方法2，双击相应的行字段即可在显示或隐藏状态之间进行切换。

4、合并居中显示标题内容

作为一张报表，对于同类的内容，一般标题的范围会包含所有的项。

而大家也知道，在学透视表开始的时候，就一直在强调，尽量不要合并单元格，当然这是争对源数据的，对于需要展示出来的报表，如果不合并单元格，何其丑也。

但是，一格一格合并单元格，又费时，又费力，而且还不好还原。这一点，数据透视表也考虑到了，所以提供了一个合并标志的选项，将表中需要合并的类，都全并了。这个选项，减少了我们很多工具，这个选项在哪里呢（如下图）。

5、每项后面插入空行

有时我们喜欢在数据透视表的每项的后面插入一个空行，以使数据透视表看上去更为美观。

方法：双击数据透视表中的行字段，在打开的“数据透视表字段”对话框→“布局”，打开“数据透视表字段布局”对话框中→勾选“每项后面插入空行”复选框。

6、错误值的显示方式

数据透视表中可能出现错误值，这会影响数据显示的效果，我们可以通过设置来保证显示的完整性。

方法：选中透视表中任意一个单元格→右键→勾选“对于错误值，显示”复选框→在右侧的编辑框内填入需要的显示的内容，可以不填任何值，让错误值显示为空白（如下图）

也可以填入文字、符号等。如：“×”输入Alt+41409 “√”输入Alt+41420 “★”输入 Alt+41455，记得用小键盘输入。

因为现在在学习日语，日语输入法的时候，输入这些字符相对比较简单，比如说×，这个符号念bati，输入ばつ，可以选择×等，○则念maru，输入まる，则可以选择。练习里面的正方形，可以输入しかく，则可以选择□、■等。

7、处理“空白”项

如果数据源中存在空白单元格，完成数据透视表后，数据源中的空白单元格出现在数据透视表的行字段中，就会在行字段数据项中显示为“（空白）”字样，如果出现在列字段中，数据透视表则默认显示为空值。

1，替换行字段中包含“（空白）”字样的数据项：利用查找和替换的方法来完成。

2，对于列字段空白数据项不能采用查找和替换的方法来处理，可以通过其他的方法来将空白数据项显示为指定的内容。

方法：选中透视表中任意一个单元格→右键→勾选“对于空单元格”复选框→在后面的编辑框中填入需要显示的内容或符号。（上图错误值下的一行）

8、设置单元格格式

对行标题和分类汇总项的填充色、背景色等进行设置；以及数据区域的数字格式等设置。如果直接选择区域进行设置，当透视表发生变动时，这些格式无法保持，为了保持格式，需要在在字段设置中设置。

(三) 智能外观

1、改变数值的显示方式

当普通的格式无法满足需要时，通过EXCEL的自定义数据格式可以使数据透视表的数据有更多的表现方式。

通过单元格格式来改变透视表中数字型数据的显示方式：比如：老师讲到的，将数字1显示为红色的对勾：[红色] √；还有在班级数字后面加上“班”字：自定义G/通用格式“班”。

需注意的是：自定义数值格式必须是数值型字段有效。

老师视频中提到，在中文版中的时候写红色，但是在英文版中的时候，写red，这件事情让我有一点怨念了，没装英文版的，不知道如果我写了红色到了英文版中的时候，会不会自动变成red，反正我在中文版直接输入red，是报错的。

看班班以前学这个班写的小结里面，有引用到叶枫老师的一个帖子，对于这个格式有一个介绍，http://club.excelhome.net/viewthread.php?tid=505090&highlight=%2Bggsmart，大概看了一下，写得点击不错，所以我就copy paste过来了。

2、隐藏零值

有时透视表中“0”值过多，显得凌乱而且不够美观，因此有时需要隐藏零值。

方法1：当一个文档中只有一个透视表的时候，可以考虑对整个表格进行宏观设置，菜单→工具→选项→视图→零值，去掉零值的勾选。

方法2：在数值字段上点击右键→“字段设置”→数字按钮→自定义格式，按照自定义中正数；负数；零值；文本；四段的规律，可以在第三段中设置直接打上二个“；”即可。

3、突出显示符合条件的数值

有时候为了突出显示，需要对不同大小的数值进行区分显示，当然用条件格式也是可以的，但是，那样的通用性并不强，所以直接设置数字的自定义格式，是最优的方案。

按数值大小：如：要求数据大于500的显示红色，小于500的显示为蓝色，则自定义设置为：[红色][>500]G/通用格式;[蓝色][<500]G/通用格式

按目标值差距：选定区域后，在条件格式中利用公式设置，如视频中提到的公式=E5<”2007-09-30”<0，由于条件格式只对固定的区域有效，所以并不是很推荐条件格式，因为区域可能会一直处于变化中。而对字段设置才能真正一直跟着那一个字段的位置变化的。

4、永恒的边框

默认情况下，数据透视表中的行项目之间没有表格线，即使添加表格线，在数据透视表刷新后，添加的表格线也会立即消失（这点在07更新之后，有了显著改善，我在10的时候编辑有很多不需要设置条件就一直有效的，但是到了03，就失效了）。因此有必要将数据透视表中表格线设置为永恒的，随着刷新的变化而变化。

利用“条件格式“功能可以为数据透视表添加永恒的表格线。

具体方法：首先要找到一个每行都有数据的列和一个每列都有数据的行，再设置条件格式；在打开的“条件格式”对话框中，在条件框中输入：= And($A5<>””,A$5<>””)意思是A5所在行和列不为空时画表格线。

不过看了后续的课程之后，我发现，还是用VBA实现起来，更给力。

至于作业5里面，本来是可以直接用Target.TableRange1.Borders.LineStyle = xlContinuous，这一句代码实现的，但是由于观察到，最前面的分页的两个格子中间，是一根黑色的边框，所以没法统一用一个颜色描画边框。

(四) 格式保鲜

1、透视表美化后的格式丢失问题

解决办法：尽量使用字段属性，而不用格式工具栏或者单元格格式对话框设置；借助条件格式来完成。当然，还有万能的VBA。

2、解决列宽问题

为了使数据透视表刷新后，列宽保持不变，可以用以下三种方法：

1、通过设置数据透视表表格选项来保持列宽不变 在设置好数据透视表列宽后，选中透视表中任意一个单元格，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“表格选项”菜单项，在打开的“表格选项对话框”中，再取消表格选项中的自动套用格式选项。

这种方法有一个致命的缺点，就是不能再用自动套用格式了，所以非常不推荐。

2、利用空格：在字段名称的前面或后面手动加入适量的空格，来保证列宽的不变。

这个方法耗时耗力，而且还只能保持一个大概的宽度，也不推荐

3、借助宏：工具→宏→录制宏→确定→开始录制宏→执行操作→停止录制宏。

知道怎么写的同学，当然不需要这么麻烦啦，直接写对应的代码就好了。按alt+F11打开VB编辑器，然后选择那一个sheet页，再按如下选择，在里面添加需要处理的代码即可。

(五) 综合实例

综合实例中，主要是将前面四小节所讲的东西全部巩固一遍，不过中间提到了两个知识点，

知识点1：去掉网络线，工具→选项→视图→去掉“网格线”勾选

知识点2：添加背景，格式→工作表→背景

第三章 作业中补充知识点

作业中补充知识点1：

作业中，还涉及到了一个添加计算列的知识点，添加方法如下，可以通过如下方式，添加

操作步骤：数据透视表工具栏→公式→计算字段，打开“插入计算字段”对话框

作业中补充知识2：

设置字符显示为图案

刚开始做作业，漏掉了练习三的第二题，后来群里面有人有疑问才想起来那道题目没有做。

里面有一小个知识点，跟字体有关，用到了两个字体，一个是Webdings,和MS Outlook，

ABCD在这两种字体下是这么显示的：A B C D―――A B C D 还有另外几个字符字体ABCDABCD ABCD

说真的，觉得还好有意思的。

作业中补充知识3：

关于07、10中，自动套用格式不知道到哪去的问题

群里的ivan2401给了解答，Office按钮→Excel选项→自定义→在从下列位置选择命令中→选择不在功能区中的命令，可以拖到如下图→将自动套用格式按钮，显示出来，即可以使用03中的自动套用格式了。

第四章 学习心得

越上越会爱上EH的课程，课程中，除了介绍课程相关的内容外，总会变着法让大家学到一些使用技巧。

记得VBA班的时候，知道了一个跨列居中，说真的挺好用的。这里，那个字符通过设置字体的妙用，也让我眼前为之一亮。

本来因为最近小忙，准备对于作业速战速决的，结果竟然有点不会。折腾了半天，才把作业做完。

看玩班班之前学这个时候写的小结，确实有种羞涩的感觉，因为班班写的东西，更加有深度多了，当碰到问题，只要引了个头，就会到论坛上找到相关的帖子进行学习。

这样的学习态度，是非常值得学习的。各种向班班们学习。