会计的思考（23）：网上财务报销流程的精益设计

信息化可以给我们带来效益，直观表现一般主要在两个方面：成本的降低、效率的提高。但要做到这一点，信息化系统本身，以及信息化的实操流程都需要进行精益再设计，否则反而会成本上升，效率下降。以某集团分支机构促销费用网上财务报销流程为例。

网上财务报销，并非仅仅简单的把报销填单从纸面手写变成网上输入，里面涉及报销流程再造、授权审批设计、操作细节考量等各方面。

分支机构促销费用网上报销之前，流程如下：

这个流程有如下几点不足：

1、环节长，审批的婆婆多，任何一个单都通到顶，没有授权；

2、串行流程，每个环节都是瓶颈，特别是经常出差的办事处主任与分公司经理，压单已是常态；

3、在文员和分公司财务这两个环节，流程出现双向往返；

4、业务员需要亲自填单。

网上报销系统上线之后，流程再造如下：

再造后的流程有如下几个特点：

1、给予了分公司经理一定授权，80%的单据分公司即可审批完毕，流程大为缩短；

2、并行流程，实物流与电子流分开。业务人员，包括办事处主任和分公司经理，负责审核业务上的合理性，这可以通过电子流完成；财务人员则主要负责审核单据的合规性，必须见单签字；

3、流程的每个环节都是单向流转，无往复；

4、业务员角色发生变化，由亲自填单变为督促经销商填单，并审核单据，这样的话，业务员的文案工作减少，腾出更多时间跑市场和指导经销商开展工作。

上述流程方面的再造，只是精益设计的一部分，还体现在如下几个方面的细节：

1、报销单的打印：

（1）打印多大纸：纸面填单时，由于是定式预制单据，内容较多，因此都为A4大小。走网上报销时，只打印有数据的关键信息，最后压缩成A5大小。仅此一项，即节约一半的纸张费用，又绿色环保又经济实惠。

（2）打印多少：在网上填制完报销单后，只打印一张报销单首页。需要特别说明的是，必须进行一定的报销记录合并打印。否则的话，成本会成倍上升，效率成倍下降。

这一点，某集团曾吃过苦头。由于某集团对数据的颗粒度要求很细，每笔促销费用的报销都要细分到品类、品牌、城市、卖场、费用项目、档期等，因此一份促销费用报销常常会在系统中细拆成多条记录，甚至有的会有几十条。由于之前没考虑到合并打印这一点，结果每条记录打印一张报销单，把机器打得惨不忍睹，打印纸和油墨飞速消耗，经销商的脸色很不好看。

要知道，一张A5报销单的打印成本，加上纸张和油墨，差不多要0.2元/张，还没包括机器的折旧费。而且，相关人在报销单上签几十个字也颇费时间，也颇为烦躁。

（3）谁打印：谁制单谁打印，因此由经销商来打印，当然这需要一些说服工作。另外，如果是业务员和办事处的日常行政费用报销单，那就在办事处打印。

（4）附件有什么要求：原则是能电子化的则电子化。意思是尽量用数码相机、扫描仪等工具将有关附件转换为电子附件，考虑到文件大小对上传下载的速度影响，对图片的分辨率也有明确规定。例如，对于相片，都采用电子附件方式，对于一些重要附件，如合同，也须采用电子方式上传。一些汇总性质的自制原始凭证，则直接以电子附件的方式上传。同时，实物报销单必须将所有原始凭证原件附上。

2、报销单的邮寄：

（1）什么时候邮寄：经销商和办事处都是每周邮寄一次实物报销单，这个一周的频率，是平衡邮寄成本与资金占压成本之后才定下来的。对于分公司来说，如果是需要总公司审批的，也保持一周寄一次的频率。其他在分公司审批权限之内的单据，先暂存分公司，每半年再统一寄到总部归档。这个时候都是利用回总公司开会的时机带回总公司，连邮寄费都省了。

（2）用什么邮寄方式：以前由于是串行流程，所以邮寄时考虑最多的是速度，然后是邮寄成本。现在呢，由于是并行，办事处文员要实物单与电子单同时抵达时才审核，所以经销商寄实物单的到办事处时，就没必要那么匆忙，此时以成本为先。

还有其他很多细节就不一一赘述。

【邓国清 MSN：dengguoqing_2006@hotmail.com】

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