利用word邮件合并批量导入照片
2011-09-13 17:17
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利用word邮件合并批量导入照片
------嘉为 张辛
“邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。邮件合并可以帮我们批量处理文档,提高工作效率,深受办公人员欢迎。但是,图片或者照片能不能进行邮件合并呢?答案是肯定的,本文将通过制作员工工作证为例子,给大家详细介绍对照片进行邮件合并的方法。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_13159680921Sal.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/RQ2AR6E6YEK)CD@%25W78%60%25LY.jpg)
建立一个Excel表格存放员工信息。里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。可能大家认为“照片”列书写起来比较麻烦。其实只需要写一个简单公式“=B2&”.jpg””,很容易就搞定了。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968130G9pp.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/Z%60N541V~]N251XOFB4I1YHK.jpg)
在word中创建一个工作证的模版文件,如图所示。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968166mA5a.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/273(RA4UHBR%60J0~GHLS%7BEYV.jpg)
将照片、Excel员工信息表、Word模版文件都放在“员工信息”文件夹下。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_13159682092ze4.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/REPBT2OKHX247_K$1AB91(X.jpg)
打开选取数据对话框,在硬盘上找到Excel员工信息表,选择打开。
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/J1YGNCK1%7BL0~8(4BS5[YP$6.jpg)
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968267tT1U.gif)
确认数据源是“OLE DB数据库文件”。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968302V75N.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/RTJ4V@%60$_80%601_%7BVAZMNH_H.jpg)
在打开的数据源中选择sheet1表格。
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/3)KZ)O(W]505B%25)VYLFL%25]M.jpg)
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_13159683841S1q.gif)
此时,word模版和Excel信息表已经建立链接,“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色,说明可以使用。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968430y00S.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/G_[5)1S0H4ECC(%7DO0B1%25%6030.jpg)
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968465h4QM.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/(%7BRPRQV_E~N%7DW9NF9AN4__F.jpg)
在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域,域属性中随便输入些文字,如“照片”,先占住位置,方便随后修改域代码。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968554Rhz2.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/IT73%602%7BW780Y%25([V)YF3TXG.jpg)
源文件的最终效果如下图所示。
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/[%60FGNB7%254PRQFQOHBTCZV%25G.jpg)
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968593amTg.gif)
此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联,我们需要修改域代码。按alt+F9切换域代码,选中代码中“照片”两字,用【插入合并域】中的【照片】域替换。alt+F9再次切换域代码,调整一下存放照片控件的大小。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968629CqAM.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/~~(049P9R%60Z~6]%7D4VUNEJYN.jpg)
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968667UoAH.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/F37B4NH1A6F)C5ULI)45NS0.jpg)
这时候会出现一个新的WORD文档,你会发现并没有出现想要的结果,这时候按“Ctrl+A”全选,然后按F9刷新,这时候就已经成功了。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968702wTI2.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/%605(EVX%7BYX_VBC~GIYXZ~1%25P.jpg)
但是我们发现两个问题:
(1) 照片太小了,逐个调整起来很麻烦,能不能一次调整图片大小?
(2) 比较浪费纸张,每页纸只有一位员工的工作证,可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢?
下面我们来解决这两个问题。
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/3~B1$%7BB~VGP$@650)300GCX.jpg)
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_13159687518YuV.gif)
此时合并文档的效果如下图:
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_13159687913kgb.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/A6GYJGTDMNVGZ]~SWDM7F%25N.jpg)
注:后期调整可以放在邮件合并的过程中操作,总结如下:
(1) 设置文档类型为“目录”。
(2) 链接数据源
(3) 插入合并域及照片域
(4) 调整照片大小
(5) 完成合并,查看合并效果
------嘉为 张辛
“邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。邮件合并可以帮我们批量处理文档,提高工作效率,深受办公人员欢迎。但是,图片或者照片能不能进行邮件合并呢?答案是肯定的,本文将通过制作员工工作证为例子,给大家详细介绍对照片进行邮件合并的方法。
一. 素材准备
首先要有员工照片。我们建立一个员工信息的文件夹,将所有员工照片放在里面,照片以员工姓名命名。![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_13159680921Sal.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/RQ2AR6E6YEK)CD@%25W78%60%25LY.jpg)
建立一个Excel表格存放员工信息。里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。可能大家认为“照片”列书写起来比较麻烦。其实只需要写一个简单公式“=B2&”.jpg””,很容易就搞定了。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968130G9pp.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/Z%60N541V~]N251XOFB4I1YHK.jpg)
在word中创建一个工作证的模版文件,如图所示。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968166mA5a.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/273(RA4UHBR%60J0~GHLS%7BEYV.jpg)
将照片、Excel员工信息表、Word模版文件都放在“员工信息”文件夹下。
一. 利用WORD邮件合并制作工作证件
1. 链接数据源
将word模版和Excel信息表建立链接。在带状工具栏中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】。![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_13159682092ze4.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/REPBT2OKHX247_K$1AB91(X.jpg)
打开选取数据对话框,在硬盘上找到Excel员工信息表,选择打开。
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/J1YGNCK1%7BL0~8(4BS5[YP$6.jpg)
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968267tT1U.gif)
确认数据源是“OLE DB数据库文件”。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968302V75N.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/RTJ4V@%60$_80%601_%7BVAZMNH_H.jpg)
在打开的数据源中选择sheet1表格。
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/3)KZ)O(W]505B%25)VYLFL%25]M.jpg)
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_13159683841S1q.gif)
此时,word模版和Excel信息表已经建立链接,“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色,说明可以使用。
2. 插入合并域
将Excel信息表中数据导入到Word模版中。选择【邮件】工具栏中【插入合并域】命令,将数据域依次放到Word员工卡模版相应的位置。![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968430y00S.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/G_[5)1S0H4ECC(%7DO0B1%25%6030.jpg)
3. 批量插入照片
接下来就是最重要的步骤就是导入照片。用鼠标单击预留的显示照片的位置,打开【插入】工具栏,选择【文档部件】中的【域】。![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968465h4QM.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/(%7BRPRQV_E~N%7DW9NF9AN4__F.jpg)
在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域,域属性中随便输入些文字,如“照片”,先占住位置,方便随后修改域代码。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968554Rhz2.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/IT73%602%7BW780Y%25([V)YF3TXG.jpg)
源文件的最终效果如下图所示。
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/[%60FGNB7%254PRQFQOHBTCZV%25G.jpg)
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968593amTg.gif)
此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联,我们需要修改域代码。按alt+F9切换域代码,选中代码中“照片”两字,用【插入合并域】中的【照片】域替换。alt+F9再次切换域代码,调整一下存放照片控件的大小。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968629CqAM.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/~~(049P9R%60Z~6]%7D4VUNEJYN.jpg)
4. 查看合并效果
最后选择【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】,查看合并效果。![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968667UoAH.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/F37B4NH1A6F)C5ULI)45NS0.jpg)
这时候会出现一个新的WORD文档,你会发现并没有出现想要的结果,这时候按“Ctrl+A”全选,然后按F9刷新,这时候就已经成功了。
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_1315968702wTI2.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/%605(EVX%7BYX_VBC~GIYXZ~1%25P.jpg)
但是我们发现两个问题:
(1) 照片太小了,逐个调整起来很麻烦,能不能一次调整图片大小?
(2) 比较浪费纸张,每页纸只有一位员工的工作证,可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢?
下面我们来解决这两个问题。
三. 后期调整
1. 调整邮件合并文档的图片大小
很多人在完成之后总是不满于图片原始大小,因此需要批量改变图片的大小,这时候需要做的是:返回到之前设计的模板页面,按“Ctrl+A”全选,然后按F9刷新,这时候会显示出第一个学生的照片,在这里可以调成好图片的大小,再重新合并到新文档即可。2. 选择邮件合并的文档类型
回到主文档。如果希望多个人的表格放在一页纸中,顺序排列下去,我们可以将邮件合并的文档类型设置为“目录”,如下图。(注:该操作一定要在最初的主文档中进行)![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/3~B1$%7BB~VGP$@650)300GCX.jpg)
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_13159687518YuV.gif)
此时合并文档的效果如下图:
![](http://hi.csdn.net/attachment/201109/14/0_13159687913kgb.gif)
![](file:///D:/Documents%20and%20Settings/yeping/Application%20Data/Tencent/Users/253463042/QQ/WinTemp/RichOle/A6GYJGTDMNVGZ]~SWDM7F%25N.jpg)
注:后期调整可以放在邮件合并的过程中操作,总结如下:
(1) 设置文档类型为“目录”。
(2) 链接数据源
(3) 插入合并域及照片域
(4) 调整照片大小
(5) 完成合并,查看合并效果
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