如何选择一个适合的工作流平台

打造流程企业，一方面，企业管理本身需要改进与优化；另一方面，离不开工作流引擎（也有的称为业务流程管理BPM）的支撑。
角度一
从IT规划出发
企业信息化建设已经逐步从以前的以业务部门推动IT部门的被动式建设方式，逐渐向IT部门从整个企业的角度对IT进行主动规划的方式转变。被动的信息化建设方式导致的结果是在企业内部产生大量的“梅花桩”，成为企业内部的信息孤岛；而主动规划则大大改观了这种局面，通过主动规划，各个业务系统之间不再各自为阵，彼此孤立，互不相通，甚至重复建设了。
对于流程企业的建设，在IT规划过程中，一个重要的目标就是企业流程整合。为了达到这个目标，工作流平台是不可或缺的。那么，从IT规划的角度看，如何选择一个适合的工作流平台呢？
1. 符合短期与长期规划的需求
由于IT规划一般至少是对信息化进行3～5年的规划，因此选择工作流产品时，既要考虑工作流产品是否符合短期内的业务需求，又要考虑工作流产品是否能够满足企业业务发展的长期需求。
短期的业务需求一般都是比较明确的。这些系统，往往都是由于企业业务发展的需要而要求必须马上进行建设的，因此，这些业务需求对IT系统提出的要求都非常具体。比如，近期国内电信行业的服务开通系统，业务需求已经比较明确。企业在考察工作流产品的时候，首先就要评估产品是否能满足目前已知的业务系统的需求，这是选择工作流产品的基本点。
在IT规划中，未来的业务需求往往是不容易预测的，但是对于选择工作流产品来说，这又是至关重要的。因此这时需要选择专业、成熟的工作流厂商，而且其产品要在各个行业都应该有比较多的应用案例。另外，工作流厂商本身对其产品的规划能力也尤为重要。
2. 选择通用的工作流产品
目前市场上的工作流产品鱼目混珠，其中大部分都是一些做行业的集成商为了自用而开发的。这一类工作流产品大多都是专门针对某一类业务系统而开发的（比如OA类），无法应用在其他业务系统。并且这类工作流产品几乎没有商品化，产品的成熟度、易用性、功能完备性等难以得到保证，因此这类专用的工作流是不能支撑整个流程企业的IT运行的。
而作为一个要运行在整个企业IT系统的工作流平台，必须具有很好的通用性和适应性，比如工作流平台不仅仅能够用于支持企业内部的OA系统运行，还要能支撑企业的业务系统（如电信业务处理、银行的信贷、风险管理等业务）。
3. 充分考虑产品的稳定性
对于一个需要支撑整个IT环境中流程运行的工作流平台，对其稳定性的要求是压倒一切的。尤其是许多关键系统，需要以7×24的模式运行。当然稳定性也需要根据业务系统本身的要求而定，有些业务系统对稳定性要求不高，而有些业务系统则可能对稳定性的要求非常高。在选择工作流产品的时候，一定要根据业务系统的需求来决定，而不是一味地追求高稳定性。毕竟稳定性越高，成本也会越高。
角度二
从业务需求出发
工作流平台用于支撑业务系统的运行，因此在选择工作流产品的时候，一个非常重要的依据就是是否能够满足业务系统本身的需求，这是选择工作流产品的最基本出发点。只有最关键的业务需求满足了，其他的条件才有意义。不同的行业，关键业务需求也各不相同。
电信行业对工作流产品的需求
电信的MBOSS业务系统包含了MSS（管理支撑系统）、BSS（业务支撑系统）和OSS（运营支撑系统）。电信业务大部分都是由流程驱动的，尤其是在OSS系统中的表现最为突出。这些业务最关键的特点是：
1） 新产品新业务推出频繁 一方面，电信市场是一个竞争异常激烈的市场，随着竞争的加剧，新产品推出的频度越来越高；另一方面，3G时代的来临对电信业务系统的建设提出了更高的要求。
这些新产品、新业务的频繁推出，需要IT系统能够以更快的速度来响应，以提高业务的敏捷性。而对于以流程为主的系统来说，工作流产品的灵活性、适应性显得尤为重要。如果工作流平台不能支持这种业务的快速变化，则将极大地影响电信新业务的推出，从而最终影响企业在市场的竞争力。
2） 海量数据、高并发 以服务开通系统为例，一个省集中系统每天需要处理的业务量达到20万笔。如此大的业务量要求工作流产品必须保证系统能够在大容量数据运行状况下，保证良好的可靠性与稳定性。
3） 系统上线周期短 由于市场竞争的需要，往往要求在尽可能短的时间内开通新业务系统，而且新系统上线往往是在已有系统基础之上进行快速调整。这就要求工作流产品能够在开发效率、系统升级与维护效率方面提供相应的支持。比如基于构件的工作流产品，由于采用了图形化的构件组装技术，能够最大程度地复用已有构件，再结合图形化的工作流，使得新系统上线（或者升级）周期大大缩短。
4） 异构系统流程整合 电信行业已经建立了大量的业务系统，如CRM、计费系统等等基本建设完成。新上线系统大多需要将这些已有系统进行整合，包括流程、信息的整合。如一个服务开通业务流程中涉及到的系统可能包括OSS和BSS系统中的功能，并且同时需要进行异步数据交互。
电子政务对工作流产品的需求
电子政务系统也是典型的流程驱动型业务，在选择工作流产品的时候，需要考察候选产品能否符合如下这些特点：
1） 业务流程跨组织 由于政府机构很多都是矩阵式的组织机构，因此在政府内部的公文处理流程中常常需要在党政四大班子之间跨部门（包括平级和上下级部门之间）交叉、往复流转，甚至很多行文是在不同部门彼此独立的系统之间进行交互的。
2） 流程的灵活性要求高 与电信系统一样，电子政务的流程对灵活性要求非常高，同一个流程往往需要往复运行很多轮才能结束。有时在流程未能固化之前，甚至要求流程按照任意顺序流转，而不受流程本身的逻辑控制（即所谓的自由流）。另外，对于公文审批规则、会签、退回、批阅、督查督办、机构的岗位设置等等都有比较灵活的要求。
3)严格的权限控制 党政四套班子的行文，每一步的公文处理都有严格的权限控制。比如：同一个流程中不同的公文有的人只能看，不能审批签字；同一个处理人员在不同的流程环节中对公文的权限也不相同；有的甚至要求某些公文只能查阅，但是不能复制到本地保留副本。这些需求都是在选择一个工作流引擎时需要重点考察的。
4)安全保密要求高 电子政务中的公文流转，由于涉及到国家机密，因此要求公文在流转过程中，必须保证绝对的安全，不能出现被黑客非法窃取的情况，同时，也不允许直接在外网上运行。
链接
多角度做比较
从工作流产品本身的角度看，主要应关注：功能完备性、产品稳定性、产品开放性、产品的性能、开发与维护成本、产品的学习成本、产品的发展规划。
从厂商角度看，选择工作流产品时，厂商也是一个非常重要的因素，如：厂商的专业程度、服务水平和技术水平。