Aed电子文档与无纸化办公

 

Aed电子文档与无纸化办公



一、当前阻碍无纸化办公的根本原因
十几年来人们怀着极大的热情，投入了大量资金，来研发、建设和使用计算机办公系统。然而，十几年过去了，人们看到的却是电子文档和纸质文档并行、纸张用量不降反增、花钱不少而实效不高的尴尬局面。原因究竟何在？
不能排除思想认识、传统习惯等因素，但根本原因在技术。具体地讲，是因为我们目前使用的电子文档不能满足要求。
首先，现行电子文档在操作上不能实现全程电子化。如，不能实现以电子笔迹形式进行电子批改、电子签名。虽然目前手写板上有一种技术，能够将手写体生成图片并插入文档。但众所周知，图片容易复制，因而缺乏实用性。
其次，现行电子文档在内容防篡改能力不足。虽然可以通过设置口令，能够起到一定的防篡改作用，但口令的保护能力毕竟有限。因而人们只好另辟新径，通过电子印章实现内容防篡改。但这一做法既不符合逻辑，也不切合实际。所谓不符合逻辑是指，印章是用来表达“出处”的，而不是用来保护文档的。所谓不切合实际是指，对于那些内部往来的、无需盖章的文档仍无措施实施保护。电子文档内容防篡改能力不足的问题，不仅导致在工作各环节上责任无法明确，而且还导致文档最终无法以电子形式进行归档。
由于现行电子文档无法贯穿工作的各个环节，也无法保证其内容的完整性，所以无法胜任无纸化办公的要求。这才是阻碍无纸化办公推进的根本原因。

二、实现无纸化办公的正确路线
实现无纸化办公的正确路线是，首先实现一种全新的、面向无纸化办公的电子文档，然后在此基础上构建无纸化办公系统。
目前信息的主要表现形式是文档（文书），而不是数据库。据英国统计，其政府活动信息中有80%是以文档形式表现的，即使是美国也达到了70%。在更加强调文字工作、讲求表达格式的我国，这一比例应该更高。因此，实现无纸化办公，应从电子文档开始。
要实现无纸化办公，关键是要解决在办公过程中无须纸张参与的问题。因此，电子文档除具备图文混排功能外，至少还应具备以下功能：
1）在操作上，能够实现全程电子化。
2）在内容上，具有防篡改能力。
以上两点缺一不可。如果不能在操作上实现全程电子化，则不能保证工作流程上的完整性；如果不能在内容上实现防篡改，则不能保证文档内容上的完整性。这是电子文档能否代替纸质文档的关键所在。
实现电子文档的核心问题是文档的组织和构成问题。文档组织和构成对文档功能具有决定性。因此实现面向无纸化办公的电子文档应该从文档组织和构成入手。

三、Aed电子文档简要介绍
Aed电子文档是面向无纸化办公的电子文档。其主要特征是，一、保证文档内容可信；二、以电子方式实现文档起草、批改、用印、签名、批示和归档等操作，实现文档从起草到使用的全程电子化，文档打印不再是必须的；三、支持数据定制。Aed意为“可信赖的电子文档”。Aed电子文档由Aedshop字处理系统负责创建和维护。
1、主要功能
Aed电子文档除具有常规的文字、图片、图形和表格混排功能外，针对无纸化办公还特别实现了以下功能：
1) 文档具有唯一性。被创建的每一份电子文档都是唯一的，即使内容上完全相同，也能够被区分，从而能够杜绝文档仿制。
2) 具有内容锁定功能。该电子文档具有全文或指定区域的内容锁定能力，因此能够杜绝内容的非法篡改，保证文档内容（包括原文和批注）的真实性、原始性。
3) 在文档内核上支持电子印章。该电子文档中的电子印文由电子印章生成，其只能在指定范围内移动，且具有不可复制性，所以在使用上更加安全、可靠。
4) 在文档内核上支持手写体。用户通过手写板，可将自己的笔迹以矢量方式写入文档，其不能移动，且具有不可复制性，为实现电子审批提供了有力支持。
5) 具有动态数据定制功能。用户可随时在文档内进行数据定义，被定义的数据可被外部访问。使文档同时具有微型数据库性质。为进一步实现数据检索、数据挖掘和电子文档自动化管理提供支持。
2、典型应用
Aed电子文档可广泛用于机关、企事业单位及个人，特别适用于强调电子文档可信性、数据性的场合，如电子政务、电子商务等。
1) 利用Aed电子文档实现政府或企业电子公文。
Aed电子文档在功能上可满足公文的起草、审核、定稿、签发、用印、批示等各环节的要求。由于具有防篡改能力，特别适用于跨单位的公文流转和多重用印、批示和签名。另外，利用该文档的动态数据定义功能，可将标题、主题词、发文单位、发文时间等信息定义成数据，用于协助档案管理系统自动完成归档。
2)利用Aed电子文档实现政府申报审批业务。
利用Aed电子文档可以实现无纸化的税务申报、工商年检和其他申报类业务。他的好处是请示内容和表格的一体化、设计的快速性以及文档的动态数据性，在内容可信的前提下，可充分地配合相关计算机审批系统，实现辅助审批。
3)利用Aed电子文档实现企业信息的沟通和利用。
在企业活动中，充斥着大量的合同、协议和单据。如果将这些文书采用Aed电子文档实现，则不仅可以极大地方便企业间的信息沟通，而且企业还可以结合自身业务需求实施数据定制，配合自己的管理信息系统，实现企业管理现代化。
总之，Aed电子文档是用来替代纸质文档的。凡是有纸质文档的地方均可考虑采用Aed电子文档来实现。

四、结束语
我们需要无纸化办公，她不仅是办公方式上的一场革命，也是人类文明进程中的一次跨越。反思十几年的实践，我们应该认识到，只有先解决好电子文档的问题，才能真正实现无纸化办公。本末不能倒置。Aed电子文档正是在这一指导思想下进行的一次积极探索。我们坚信，只要我们选定了正确的道路，并坚定不移地走下去，真正的无纸化办公时代一定会到来。