ERP讲义7--项目进度表用途及基本法则

无论你是想去做一个婚礼的筹备，还是做公司的新网站，又或是做一个飞机模型，所有进度表都有三个主要的用途。
首先，最为人所知听就是对事情何时完成有一个承诺。进度表是团队或组织中的成员之间的合约。确认每个人下周、下个月或是明年要交出什么东西。一般而言，当人们想到项目进度表的时候，这就是他们首先会想到的作用。进度表通常取决于外在因素，和项目团队内部因素无关，因为进度表是用来帮助结案，或者是达成客户所定的时限。除了提供的服务外，客户通常也要为其所定的时限付费。为了让客户或伙伴能根据某个项目制定计划，对于特定事项何时发生，成果何时提交，必须有一个一致同意的时间。
进度表的第二个用途就是鼓励参与项目的每个人，将其付出视为整体的一部分，并尽力使尽工作能和他人配合。除非有一个粗略的进度表，指出在特定时日哪些事情该做好，不然，对于人们或团队间的联系和相依关系，是不会有人在意的。相反，每个人只做该做的事，而不去考虑他做的事情对别人有何冲击。
只有把细节写下，旁边放上人们的姓名，才能实际估算与检查假设。甚至对小团队或个人工作者而言，这依然成立。进度表是心理暗示的作用，日期与承诺不再只是放在某人心中，而是被写下来，所有人都知道。当进度表贴在白板上，提醒团队该做什么的时候，要忘掉或忽略某些事就没有这么容易了。这种心理暗示或压力的转换，就是所谓的推动作用。任何事情一旦发生，只要能自然而然迫使点、态度或行为改变，就称之为推进作用。所以，进度表对于项目而言，重要的就是推进作用。如果PM妥善运用，进度会表迫使每个人仔细思考必须做的工作，以及如何和其他人正在做的工作相互配合。这种个体间关系的自觉，其实又是独立于进度表之外的。推进作用是实现项目可能性的重要因素，即便进度不正常，时间加倍，时间减半或者经过一连串折磨人的变化，众人间达成的承诺和联系依然会维持下去。
进度表的第三个作用，就是让团队有工具来跟踪进度，并把工作切成可以管理的小部分。把事情切成一两天能做完的分量，实际上有助于人们了解该做什么事。想象一下，造房子时，建造商给了一个项目：“房子，120天”。这么粗的项目，任何人，包括建造商自己在内，都难以了解首先该做的是哪些事，或者哪些工作项目最耗时。如何建造商可以提供每周的工作内容，每个人就能够更清楚了解何时该做完哪些任务，同时团队中的每个成员也更有机会提出好问题以厘清假设。从PM的角度来说，好的进度表可以让项目的全貌更为清晰，揭露出困难及疏漏之处，同时增加好事发生的机会。
项目越大越复杂，进度表就越显的重要。对于大项目而言，人们的相互依赖程度就越高，决策和时间对其他人的冲击可能也就越高。当你的小团队只有几个人时，人们认识到其他人的工作有何问题的几率就越高。小团队的进度延后不是好消息，但如果发生了，落后半天也只代表三个人要多花半天的精力加班赶进度而已，是有可能赶上来的。但如果是大项目，有几十或上百个人，落后一天会很快连锁反应下去，问题会以各种意想不到的方式出现，团队想赶进度也很难。从这个角度来说，项目进度表非常重要，当然这些依然只是一些文字和数字的表格，最重要的还是有人善于利用它们作为管理和驱动项目的工具。

那如何进行项目进度的管理呢？其实有一个基本法则，就是三分法。这是一个非常粗略的估算，但这是接近并了解进度表的最简单方式。其实往往简单的方式，就可以对项目进度安排做一个直观判断。就任何的项目而言，要把可用的时间分成三段：一段用于设计、另一段用于实现、最后一段用于测试。如ERP项目实施而言，第一阶段用于项目准备与蓝图规划、第二段用于项目开发/培训、最后一段用于模拟及上线，这取决于你的项目性质，以及所采用的方法论，这些阶段可能会有不同的名称，或者彼此之间用某种方式重叠，但所有方法论都会时间用在这三项活动上。无论是哪一天，你都知道应该做好什么（设计）、实际去做（程度代码）、或者是验证、分析以及改良已完成的事（测试）。这是一个简单的项目进度管理法则，如果觉的有趣，不妨在自己的项目中试一试？