如何组织大型软件项目的投标

作为软件企业的成员，相信大家对投标都不陌生。做好软件项目投标工作，在投标中胜出，是保证公司生存的必要条件。本文介绍笔者在进行大项目投标组织的常用方法。这里讲的是在拿到甲方的招标文件之后，进行组织安排工作，到形成高质量的标书为止的安排。
我在这里把项目投标的负责人称之为项目经理，项目经理对整个投标项目准备负责。作为项目经理，具体有三件事。
第一件事，召开项目动员会，成立投标项目团队。
商务组的职责主要是对于标书中的商务部分或资质部分准备，同时也负责标书的打印、装订和封装工作。对于商务组的人的要求包括对公司的人比较熟悉，能够很快联络到相关的人员。拿到公司的营业执照、组织机构代码证、法人代表授权书、银行资信证明等内部资料，如果是作为代理公司的话，要及时拿到厂家的授权书证明等等。对于商务组的要求不高，要工作认真，并对甲方标书进行认真研读，准备符合要求的商务标书。
         技术组是针对标书中的要求进行实质性的应答，一般组织公司内技术很强实力的人作为成员。为了提高效率，技术组要统一制定标书的内容组成和格式模版。软件项目的标书内容一般包括整体综述、功能详细方案、接口方案、环境部署方案、实施方案、培训方案、服务方案等7个部分，根据这7个部分，可以使用一个文件，也可以独立成册。要求技术人员在编写技术方案的时候，使用统一定义的文档模版，模版中把格式包括正文、标题、目录、页眉、页脚、行间距等等细节规定好。这样做一方面可以节省技术人员在版式方面的经历，同时在最后合并文档和目录编排的时候可以更方便的使用Office中Word的功能。
下面是我们做过的一个项目的人员组织情况：

项目角色	成员	职责
项目经理	吴经理	项目总负责
商务组	王小虎、刘大彪	资质材料准备、商务文件制作
技术组	宋老虎、吕洛、韩立、王林	技术方案准备
后勤组	乐瑶、南宫屏	负责文字校对、封装

第二件事，制定投标计划，给项目组成员分配明确的任务。
对于这种项目，从软件发标到投标一般会有25到30天的时间，那么我们明确了成员职责之后，我们就要制定比较详细的计划，同时要给成员分配任务，明确完成时间和交付成果。下面是我做过的一个项目的计划。该项目发标日期为6月15日，投标日期为7月14日。在制定计划的时候，采取计划时间倒计时的方式，这样有助强化项目的重要性。

序号	完成截止日期	关键事件	内容
1	7月15日	投标	准备好资料和保证金，按时投标。
2	7月14日	封装	按照要求进行封装，至少会有5份。
3	7月14日	打印/装订	对标书进行打印和装订。
4	7月12日	三次项目沟通会	商务资料准备100%，技术资料终稿
5	7月5日	二次项目沟通会	商务资料准备90%，技术资料二稿。
6	6月25日	一次项目沟通会	商务资料准备80%，技术资料完成初稿。
7	6月16日	项目动员会	成立项目团队，明确小组成员任务。

第三件事，组织好每一次投标沟通会。
上面两件事是在组织和程序上做好了投标工作，真正要在细节上做好投标工作，我们要把每一次投标会作为重点。把每一次沟通会，都作为开标会现场来对待，严格要求，及时发现标书的不足，准备一份高质量的标书。
上述个人在进行软件大项目投标的时候的一般做法，能够保证大家在时间上紧而不乱，对于提高标书的表面质量能够起到积极的作用。