流程管理思想在高校教学管理中的应用与探索

作者：吕旭刚

摘要：流程，英文"process"，中文也有译作"过程"。业务流程是把一个或多个输入转化为对顾客有价值的输出的活动。针对目前高校教学管理中存在的问题，采用流程化的方法思想与现代教学管理相结合的方法整合高校内部各种资源，从根本上改变传统教学管理旧的方式，为提高工作效率和教学管理水平提供一种的思路。
关键词：流程管理 高校 教学管理 　

　
一、高校教学管理的现状及流程管理特点 　　
高等学校教学管理，是学校管理者遵循教学规律和管理规律，通过一定的管理手段使教学活动按照一定的程序进行、并顺利地达到既定目标的全过程，它是高等学校管理的重要组成部分。具体讲，我国高校教学管理一般包括招生、学生学籍的建立与管理、教学计划的制定与执行、课程的设置、师资力量的配备、课表的编制与制定、教材的建设和管理、教学质量的检查与评估等。教学工作是一项内容非常繁琐的事务性工作。一所高校的教学管理工作涉及到每一个学生的学籍、学分管理。上联系领导、中间联系任课教师、下与各班都发生联系。因此，教学工作需要规范化和系统化，而传统的管理以人为主，在管理上枉费了大量的人力物力和时间，无法实现快捷效率化，与教学内容的发展相脱节。人们常常抱怨教学管理职能部门工作效率低下，对教师、学生的要求反应迟钝，不能满足师生的要求。教师和学生感觉到与教学管理部门打交道很麻烦。学校内部信息沟通不畅，因管理不善造成的浪费相当严重，教学管理成本加大，办学效益大打折扣。
流程管理思想最早起源于工业生产的流水化线生产思想，国内也有相当多的学者及教学管理人员在业务流程化思想和教学管理方式改革的方面做出了大量的基础研究工作，本文主要侧重的是教学运行的常规管理和流程化思想的结合，首先让我们了解一下流程化管理的发展，流程管理的主要特点。

业务流程并不是一个新的概念，在许多管理领域，都在不同时期、不同的角度提出了流程概念。最古老的流程思想可以追溯到泰罗的科学管理，泰罗首先倡导对工作流程进行系统分析，这种思想成为工业流程的主要思想。从1913年福特公司开发出第一条流水线开始到迈克尔、哈默的流程再造理论，流程化管理的方法已经被现在的企业所接受、运用。流程管理的核心是流程，流程是任何企业运作的基础，企业所有的业务都是需要流程来驱动，就像人体的血脉流程把相关的信息数据根据一定的条件从一个人（部门）输送到其他人员（部门），得到相应的结果以后再返回到相关的人（或部门）。
现代管理学对流程的解释为：业务流程是把一个或多个输入转化为对顾客有价值的输出的活动，以流程为根本的管理体系具有六大特性：

目标性：有明确的输出（目标或任务）。这个目的可以是一次满意的客户服务，可以是一次及时的产品送达，等等。
内在性：包含于任何事物或行为中。所有事物与行为，我们都可以用这样的语式来描述："输入的是什么资源，输出了什么结果，中间的一系列活动是怎样的，输出为谁创造了怎样的价值。"
整体性：至少由两个活动组成。流程，顾名思义，有一个"流转"的意思隐含在里面。至少两个活动，才能建立结构或者关系，才能进行流转。
动态性：由一个活动到另一个活动。流程不是一个静态的概念，它按照一定的时序关系徐徐展开。
层次性：组成流程的活动本身也可以是一个流程。流程是一个嵌套的概念，流程中的若干活动也可以看作是"子流程"，可以继续分解若干活动。
结构性：流程的结构可以有多种表现形式，如串联、并联、反馈等。往往这些表现形式的不同，给流程的输出效果带来很大的影响。
流程化管理是指一套达成企业各种业务环节整合的全面管理模式，其流程化思想对于高等院校教学管理中各项工作及教学资源配置也会起到积极的作用。

　　
二、高校教学流程管理实现的前期准备 　　
我国现在大部分高校主要管理部门设置为教务处及下属各科室、各院系教务办公室等职能部门实施的是管理方式主要为职能化管理，改变管理方式成流程化管理必修做好三方面的准备工作：
1.明确教学管理人员责权利，建立合理的分配体系。
绝大多数院校教务职能化管理中存在部门之间职能重叠、交叉、空缺、由于教学管理人员素质不同导致工作脱节等问题，而流程化管理则坚持责权利统一的原则，职责与流程匹配，即岗位职责的设定由其在流程中所需完成的工作任务决定，而权力与职责挂钩，即职责大小决定权力大小，杜绝位高权重责任轻的现象，还有利益与权责对等，即岗位津贴应该与责任大小、贡献多少相匹配。调动教学管理人员自身的积极性。
2.建立以教师和学生为中心主导思想。
职能化管理的一大缺点就是过于关注内部控制与管理，而忽略了院校的教学管理的整体目标。要摆脱这一弊病，就要建立围绕师生而设计的流程化管理体系，管理做到以人为本。例如，及时发现和满足师生的需求，改变原来职能化管理中的多次接触师生，却不能将师生反映的问题加以解决的困境，减少师生对教学管理不满的情况。
3.教学管理动态优化，教学制度不断更新。
传统的职能化管理的院校教学管理追求稳定，组织结构、部门设置、岗位职责往往相对比较固定，这种惯性会影响教学管理对教学变化的适应性。在转变为流程化管理模式时，由于流程是面向师生的，当教师教授内容方式和学生学习需求发生变化时，教学管理也要进行动态优化，相应地职责、部门设置、考核激励等制度都要做配套优化。



三、高校教学流程管理实现的具体方法
1.高层领导重视，并身体力行。
改革的压力和风险是必然的，只有领导重视，积极推进，才能带动整个院校教学管理迎难而上。更重要的是，高层领导要以身作则，明确地认同新的管理模式。比如，流程化管理要将院校的教学管理日常事务通过流程来规范，那么当院校要调整某个教学文件，或者改变教学方式时，领导应该把下行政命令的方式改为修改教学管理流程，以起到示范作用。
2.缩短教学管理链条，建立扁平的组织结构。
为了实现流程化管理，需要压缩过多的管理层级，一般应控制在三级以内，并合理授权。部门、岗位的设置应该坚持精简、高效的原则，因事设岗保证合理的教学管理人员合理工作幅度。
3.运用科学的流程设计方法，设计并实施新的教学管理工作流程。
流程化管理的核心是建立一套跨部门的、系统的、高效运作的流程体系，这对于提高教学管理整体效率至关重要。一般来说，建立这样一个新的教学管理工作流程体系须经过问题发现、流程设计、实施、评估、优化完善五个阶段，每个阶段都形成一套完整的体系。
4.建立学习型教务管理队伍。
教务管理队伍主要组***员由学院教学副院长、教务处工作人员和各教学部门的教务员，在流程化管理模式下，虚拟团队的组建和运作、流程的设计和优化等等都对教学管理队伍提出了高于职能化管理模式下的要求，如教务管理人员不仅要完成本部门的工作任务，还要了解整个教学管理流程的情况；要掌握分析和解决问题的能力，而不是简单地将问题上交。因此，教学管理在从职能化管理向流程化管理转变的过程，必须加强培训和交流，包括流程培训、理念培训、专业技能培训等，鼓励教学管理人员参与流程的讨论和设计，边学边干，在实践中提高能力。
5.积极推进教学管理系统信息化进程。
信息技术的飞速发展，为流程的彻底改善提供了可能，"价值链"、"并行工程"等思想把关注的焦点由流程的某一职能扩大到跨职能的流程，以信息技术和组织调整为整个流程变化的推动器，追求流程业绩的巨大改善。



在向流程化管理转型时，教学管理系统将承担重要的信息传递和固化流程的任务，甚至成为教学管理流程创新的一大驱动力。因此，加强教务网络管理系统的建设和完善是一项基础性工作。例如，建立由教学计划、教学资源、学生学籍、课表编排、学生选课、教学考核、学生成绩等各功能相结合的教务管理系统对流程化教学管理起到积极的作用。