用Dashboard提高报告质量
2009-03-03 09:03
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我每个月初必做的一件事,就是写报告汇报商个月的成绩。每次都得花至少三天的时间来整理数据,制作容易理解的分析图表、写注解和解释等。经常,一份同样的数据要从几个不同角度来分析与汇报,非常考验Excel的能力。报告内容要容易理解,需让决策人能很快的按报告内容做决定,因此非常考验Powerpoint和写分析的能力。读我报告的都是公司高层,再加上报告的目的是汇报成绩,因此多花点时间写一份好的报告还是挺重要的。
虽说自愿多花点时间写报告,但毕竟多花的这些时间不能提高成绩,因此自己还是希望花的时间越少越好。公司的ERP能定时自动生成业绩报告,照理不需要花时间整理数据。但这些ERP报告一般是为很多有不一样需求的用户编的,因此不能完全满足自己的报告需要。自己还是得花点时间,只能说花的时间少了。很多时候,因报告需要的数据源不止一个系统,ERP不能把不同系统的数据集成或整理成一个报告,也造成自己得手工整理用来准备报告的数据。此外,因人为或其他问题导致数据可能有错误,也增加了写报告的时间。
我一直尝试利用不同方法减少写报告的时间。用过的方法包括制作可重复使用的的模板、制定和改进制作流程、制定新的ERP报告、让现有ERP报告更有针对性、创建Excel文间与Powerpoint的连接、训练员工以减少错误数据等。在这方面,还是取得好结果。譬如,我曾经把准备一份报告的时间,从两周减到半小时。
近几年,BI(也称Analytics)类工具开始被ERP厂家热推,据说BI能很快的提供数据的分析和数据挖掘。最近,我被Dashboard这种BI工具的互动功能吸引,决定尝试用它提高报告内容质量。
做了两个Dashboard以后,我觉得我的报告质量提高了,而且还减少了准备报告的时间。第一个Dashboard,我把以前六页长的Powerpoint报告缩减成了一页(我把Dashboard放到Powerpoint里)。以前一份Powerpoint报告只涵当月的分析报告,现在一份有Dashboard的Powerpoint能包含一整年的分析报告,内容甚至比以前更多更有针对性。因此,我不再需要每个月手工备份一份Powerpoint报告。第二份Dashboard让我在一个报告里从几个不同角度分析数据,我不再需要为每个分析角度个别作图表,省去了我很多时间。最值得提的是,Dashboard能把数据变活,让用户与报告互动交流;我的Dashboard报告得到了领导的高度好评。
这次尝试后,我相信Dashboard必定会成为我今后报告的核心部分。它不但让我省去了很多准备时间,更重要的是,用户不但能更快的了解报告,Dashboard也提高了用户对报告的兴趣。我也认为,今后,Dashboard将会是许多企业报表内容的一大亮点。
(图为一个Dashboard的例子。声名,这不是我的Dashboard。)
虽说自愿多花点时间写报告,但毕竟多花的这些时间不能提高成绩,因此自己还是希望花的时间越少越好。公司的ERP能定时自动生成业绩报告,照理不需要花时间整理数据。但这些ERP报告一般是为很多有不一样需求的用户编的,因此不能完全满足自己的报告需要。自己还是得花点时间,只能说花的时间少了。很多时候,因报告需要的数据源不止一个系统,ERP不能把不同系统的数据集成或整理成一个报告,也造成自己得手工整理用来准备报告的数据。此外,因人为或其他问题导致数据可能有错误,也增加了写报告的时间。
我一直尝试利用不同方法减少写报告的时间。用过的方法包括制作可重复使用的的模板、制定和改进制作流程、制定新的ERP报告、让现有ERP报告更有针对性、创建Excel文间与Powerpoint的连接、训练员工以减少错误数据等。在这方面,还是取得好结果。譬如,我曾经把准备一份报告的时间,从两周减到半小时。
近几年,BI(也称Analytics)类工具开始被ERP厂家热推,据说BI能很快的提供数据的分析和数据挖掘。最近,我被Dashboard这种BI工具的互动功能吸引,决定尝试用它提高报告内容质量。
做了两个Dashboard以后,我觉得我的报告质量提高了,而且还减少了准备报告的时间。第一个Dashboard,我把以前六页长的Powerpoint报告缩减成了一页(我把Dashboard放到Powerpoint里)。以前一份Powerpoint报告只涵当月的分析报告,现在一份有Dashboard的Powerpoint能包含一整年的分析报告,内容甚至比以前更多更有针对性。因此,我不再需要每个月手工备份一份Powerpoint报告。第二份Dashboard让我在一个报告里从几个不同角度分析数据,我不再需要为每个分析角度个别作图表,省去了我很多时间。最值得提的是,Dashboard能把数据变活,让用户与报告互动交流;我的Dashboard报告得到了领导的高度好评。
这次尝试后,我相信Dashboard必定会成为我今后报告的核心部分。它不但让我省去了很多准备时间,更重要的是,用户不但能更快的了解报告,Dashboard也提高了用户对报告的兴趣。我也认为,今后,Dashboard将会是许多企业报表内容的一大亮点。
(图为一个Dashboard的例子。声名,这不是我的Dashboard。)
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