如何让邮件的收发行为真正有效

1.换位思考
换位思考是人际沟通中最重要的一条原则。真正有效工作的人会知道设身处地替别人着想，因为他要成一件事有太多的事情需要别人设身处地去替他着想。《第一次就把事情做到位》一书中提到的那个申请学习机会的事例中，那位为自己的申请材料提前准备了邮包和邮资的学生正是由于具备了换位思考的思想，因而最终才能获得命运女神的青睐，尽管他各方面的条件在三个候选人中间是最差的。人际沟通与交往都是双向的，你如果能清楚用心地对人，别人才会如此对待你。在现代社会中，我们日常工作和生活中收发邮件的行为已经成为了一种非常重要的人际沟通的手段，所以必须时刻保持换位思考的考虑，用心地去收发邮件。

2.邮件标题的撰写
邮件标题应该是邮件正文内容的简明扼要的描述，这样既方便了收信人快速把握邮件的主要内容，也降低了他日后查找邮件的难度。这里还是体现了第一次就把事情做到位，设身处地为他人着想的理念。试想如果邮件标题使用“hi，你好”之类的语句，能不被识别为垃圾邮件就已经是万幸的了。即使发送到了收信人那里，也会给人家留下职业素质不高的印象，必定会影响以后的工作进展。回复别人的邮件时，标题原则上不需要进行改动，以方便查询和接收。

3.邮件的格式
邮件的开头应写上收件人的称呼以及敬语，这样才会让人家觉得你在和他交流，而不是在与空气进行对话。回复邮件时，也应该加上称呼以及敬语。称呼最忌讳的就是将收件人的姓弄错了，张冠李戴，会对作者产生极坏的印象。今天自己就犯了一个这样的低级错误。本来是给A老师转发B老师的一封邮件，标题用的是“B老师的资料”，自己刚睡醒的时候脑袋还是木的，看到标题就写上了“B老师，您好”的称呼语。幸亏发出后有人提醒，连忙发了一封道歉信去。所以发邮件，特别是重要邮件时一定是要在最清醒、注意力最集中的时候。
在自己的私人邮件中，如果与沟通对象已经十分熟悉了，称呼与敬语的形式则可以活泼一些。邮件的结尾一定要写上自己的姓名、职务、公司等信息，以便对方能尽快的了解你和你的公司，加快沟通进程。忘记添加自己姓名等信息的错误，同样会给人留下不好的印象。尽量不要使用HTML格式的邮件，这样会给收信人带来不必要的麻烦，如排版出现问题等。

4.抄送的学问
发送、回复邮件时，如果是需要一个范围内的人都需要知道的，这时使用上CC抄送功能是十分的必要的。这样就可以使许多人能在最短的时间内，了解到项目的进行情况，自己需要怎么样配合等相关信息。抄送时优先要考虑到自己的上级领导，因为要让他随时掌握你的工作进展，并对你的工作给出及时的指导。一般情况下，邮件的直接关系人, 一般会列为TO对象, 而间接关系人会列为CC。有时候需要对比较敏感的邮件进行转发时，可以考虑“暗送”的选项，以避免不必要的不快。

5.收发邮件的时机
收发邮件时，应及时向对方发送接收到的信息，设置“收条”功能十分有必要，可以第一时间知道对方是否收到了邮件。有时候对于邮件的内容自己还不能完全能够把握，不能回复实质性的内容，但可以简单回复说“已经收到邮件，详细内容还需要进一步评估，请稍候”等内容，这样就不会让对方产生收信人态度怠慢迟迟不回复的感觉。回复邮件时，最好把发件人的内容也附上，方便对比与复查。

6.邮件的备份
邮件主要用于沟通交流，另外还可以作为重要的信息备份。你和客户联系的邮件往来，既可以作为工作流程的记录，方便以后资料的整理与归纳，也可以作为重要的证据。如果未来发生任何纠纷，这些邮件都是非常重要的证据。邮件备份争取每周做一次，如果每天邮件数量很多，建议每天都进行整理。
附件的学问
附件名称应与邮件主题保持一致，以便查找。若附件包含多个文件，应新建文件夹命名与主题相同，然后压缩。主题中应在其后打上括号，标注附件的存在，如（附件）。如果要带附件的邮件，最好先把附件添加上去，然后再书写邮件内容。

7.其它
若提供网页链接，应复制完整的网址，方便收件人的直接点击；
附件中的文档最好使用DOC格式，不要使用txt纯文本；
发送邮件时不能急，重要邮件要细细斟酌后再发出。而且发出后还有认真检查是否有错误；

V1.1版（2006年12月13日） 整理：彭俊