让管理变得更简单（13）

采购员应明确产品所需原料，如饮料厂制作饮料，就需要先列出所需的各项原料清单：

              需采购的香精、专用添加剂品种清单

产品种类	所需原料
碳酸饮料	可乐、柠檬、苹果、甜橙、水蜜桃等香精、专用添加剂
果汁	水蜜桃汁、白葡萄汁、红葡萄汁、苹果汁等香精、专用添加剂
茶	冰红茶、绿茶、健康花茶等香精、专用添加剂
运动饮料	橙蜜、柠蜜等产品的香精、专用添加剂
乳饮料	果奶、铁锌钙奶、发酵酸奶、果汁牛奶等产品的香精、专用添加剂

 

采购员将这一清单上报给上层管理者，等待上层管理者采购政策的制定。

管理者要制定采购政策，就得去了解询问生产部部长目前的各条生产线生产某种饮料的能力，还得了解到目前的各种香精、专用添加剂的库存量，以及资金周转情况。但是，由于是纯手工操作，很多信息可能是人为主观的大致判断，于是就存在着信息的误差。比如说了解库存量，极有可能从仓库管理人员与会计那里了解的情况是完全不一样的，为什么会出现这种情况呢？因为是手工操作，可能进来一批货，会计不在，但是仓库管理人员把帐计上了。会计回来后忘了有这样一笔账，于是便在下一次的时候找一项目把帐做“平”了。不管帐怎么“平”，这样的财务管理本身就是混乱的，管理者怎么能了解到正确的信息，进而做出准确的决策呢？

管理者根据清单和不准确信息做出采购决策，下传至采购员。采购员先与供应商进行口头订货和议价，然后填写采购执行单。采购员在填写采购执行单的时候，因为平常工作经验会认为多购进一些原料会比较方便，不必多跑几趟，也不必到时候由于采购量太紧影响生产，于是他便再在总经理的采购决策上再添一点量。这样采购量可能会进一步大于实际所需的原料量。

采购员填写好采购执行单，并注明所需产品的名称、数量、交货期及必要说明。填完后交总经理审批。总经理审批后，采购人员把采购执行单送到库房。企业仓库管理人员根据采购执行单开出一个三联单，一份自己保管；一份交给财务人员，财务人员根据采购执行单进行付款；还有一份留在采购员手中，作为收货凭证。首先，我们来看看饮料制品厂是如何用“原始方法”来管理采购过程的。<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />